Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest niezbędne, by móc rozliczać się z urzędem skarbowym. W związku z jej założeniem i prowadzeniem nasuwa się wiele pytań. W poniższym artykule omówimy następujące zagadnienia:
- Czym jest KPiR i jakie dane powinna zawierać?
- Kto powinien ją prowadzić?
- W jakiej formie może być prowadzona?
- Jak należy ją prawidłowo wypełniać?
- Jakie obowiązują terminy w zakresie prowadzenia KPiR?
- Jakie są zasady przechowywania dokumentu?
Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Służy ona bieżącemu dokumentowaniu wszystkich przychodów i wydatków poniesionych przez firmę. Z jej pomocą można ustalić wysokość dochodu podlegającemu opodatkowaniu, wysokość odprowadzonego podatku i jego podstawę. Stanowi ona podstawę do rozliczeń z urzędem skarbowym, w przypadku korzystania z tzw. księgowości uproszczonej.
Jakie informacje powinna zawierać, a czego nie musimy tam wpisywać?
- Zakup towarów i materiałów,
- przychody,
- koszty prac rozwojowych,
- wydatki ponoszone na prowadzenie działalności.
Jakich informacji nie musimy podawać?
- Zaliczek, dlatego, że nie zaliczają się one ani do przychodów, ani do kosztów.
- Kosztów inwestycji przed jej zakończeniem – datą zobowiązującą do dokonania wpisu jest data wystawienia faktury.
- Pomocy jednorazowej, udzielonej w celu otworzenia działalności.
Kto powinien prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Na podstawie ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych przyjmuje się, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów obejmuje osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółki jawne, partnerskie i cywilne. KPiR jest obowiązkowe również w gospodarstwach rolnych, w których prowadzona jest działalność gospodarcza, a przychód wypracowany w roku podatkowym nie przekroczy 10 tys. złotych.
Kto nie musi prowadzić KPiR?
Istnieją sytuacje, w których można uzyskać zwolnienie z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Dotyczy to niektórych rodzajów działalności i jej rozmiaru, a także stanu zdrowia i wieku osoby zarządzającej działalnością, a także podatników, którzy wybrali ryczałt jako formę opodatkowania.
Prowadzenie KPiR nie jest możliwe w sytuacji, gdy przychody uzyskiwane przez firmę przekraczają 1 200 000 Euro w kwocie netto, w przeliczeniu na polską walutę według kursu NBP ustalonego na 1 października poprzedzającego roku podatkowego.
W jakiej formie można prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Dopuszczalna jest zarówno tradycyjna forma papierowa, jak i elektroniczna. Papierowe księgi są dostępne w sklepach z artykułami biurowymi, a z kolei wersja elektroniczna dopuszcza zarówno arkusze kalkulacyjne z Excela, jak i specjalne programy, dzięki którym można korzystać z arkusza w wersji online.
Wersja elektroniczna KPiR musi jednak spełniać określone wymagania. Jeśli do jej prowadzenia wykorzystywany jest dedykowany program, wówczas musi on być wyposażony w szczegółową instrukcję, musi istnieć możliwość wglądu i edycji danych, a do tego możliwość zabezpieczenia ich na dodatkowych nośnikach.
Jak prawidłowo wypełniać księgę?
Księga przychodów i rozchodów zawiera około 17 kolumn, z czego zawartość każdej z nich jest określona według ustalonego schematu. Co w nich zapisujemy?
- numery porządkowe,
- datę uzyskania przychodu lub poniesienia wydatku,
- numer dowodu zakupu,
- dane strony, z którą zawarto transakcję,
- rodzaj transakcji,
- wartość sprzedaży produktu,
- przychody spoza sprzedaży,
- zakup niezbędnych materiałów,
- koszty poniesione podczas zakupu,
- pensje pracowników,
- inne koszty,
- zsumowanie wypłat dla pracowników z innymi kosztami,
- koszty badań i rozwoju firmy,
- miejsce na uwagi.
Najważniejsze terminy dla prowadzenia KPiR
- Datą założenia księgi przychodów i rozchodów powinien być 1 stycznia lub dzień założenia działalności gospodarczej.
- Do 1 marca 2018 roku istniał obowiązek informowania urzędu skarbowego o założeniu księgi w ciągu 20 dni, lecz zostało to zniesione.
- W ciągu 14 dni od rozpoczęcia kontroli celno-skarbowej, istnieje możliwość złożenia korekty.
- KPiR należy przechowywać przez 5 lat, co jest liczone od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatków rozliczanych na podstawie księgi.
Gdzie należy przechowywać księgę przychodów i rozchodów?
- Księga musi być przechowywana w miejscu prowadzenia działalności lub innym, które wskazał podatnik.
- Wyjątkiem jest sytuacja, w której finansami firmy zajmuje się zewnętrzne biuro rachunkowe, wówczas księga może znajdować się w biurze lub w firmie, a o miejscu jej przechowywania należy zawiadomić urząd skarbowy.
- Ważnym wyjątkiem jest również przedsiębiorstwo wielozakładowe – w takim przypadku księga musi znajdować się w każdym z zakładów, chyba że zakład prowadzi ewidencję sprzedaży. W takiej sytuacji można założyć jedną księgę dla wszystkich zakładów.
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów nie musi wcale być skomplikowane! Można prowadzić ją samodzielnie lub nawiązać współpracę z biurem rachunkowym.
