Faktura barterowa to dokument, na podstawie którego możliwe jest rozliczenie zrealizowanej przez dwie strony umowy barterowej opierającej się na wymianie dóbr lub usług o takiej samej wartości. Choć z pozoru faktura taka będzie przypominać tradycyjną fakturę VAT i zawierać wszystkie informacje ujęte w FV, w praktyce konieczne jest umieszczenie informacji o tym, że jest ona fakturą barterową. Kiedy należy ją wystawić i jakie dokładnie informacje powinna zawierać faktura barterowa?
Umowy i faktury barterowe – podstawowe informacje
Umowa barterowa zakłada wymianę towarów lub usług o takiej samej wartości i jest wykorzystywana najczęściej przez firmy, które chcą w ramach współpracy np. z dziennikarzem czy influencerem otrzymać, w zamian za produkt, jego recenzję. Umowy barterowe mogą być stosowane w każdym przypadku, kiedy przedsiębiorcy zdecydują się na rozliczenie za towar lub usługę nie w formie pieniężnej, ale poprzez dostarczenie innego towaru lub usługi o takiej samej wartości. Rozwiązanie takie ułatwia często pozbycie się zalegającego towaru w zamian za towar oferowany przez inną firmę, ale także umożliwia przeprowadzenie transakcji w sytuacji, gdy jedna ze stron nie ma możliwości rozliczenia jej gotówkowo. Działanie umów barterowych jest regulowane na podstawie Kodeksu cywilnego i każdą umowę barterową należy traktować jako umowę sprzedaży, przy czym każda ze stron jest w niej jednocześnie sprzedawcą i nabywcą.
Podstawą rozliczenia umowy barterowej jest wymóg, by wymieniane towary bądź usługi posiadały taką samą wartość. W umowie (oraz na fakturze barterowej) musi pojawić się precyzyjne określenie ich ilości i jakości, tak by możliwe było dokładne wyliczenie wartości produktów podlegających rozliczeniu. Faktura wystawiana przy umowie barterowej ma być przygotowana tak, by sama wymiana dóbr nie była powodem do podejrzeń po stronie urzędu skarbowego – niedopuszczalne jest zaniżanie ceny produktów lub usług tak, by możliwe było zrealizowanie planowanej umowy barterowej w sposób dopuszczalny przez prawo.
Kiedy konieczne jest wystawienie faktury barterowej?
Pojawienie się faktury barterowej jako dokumentu sprzedażowego związanego z umową barterową wynika z obowiązku rozliczenia podatku dochodowego od uzyskanego przychodu. W przypadku umowy barterowej przychód nie powstaje w formie pieniężnej, a w formie wartości towaru, który sprzedał przedsiębiorca. Po stronie kosztów ujmuje się wówczas informację o wartości faktury otrzymanej od kontrahenta, przy czym wartości towarów podlegających wymianie powinny być zawsze takie same.
Do ustalenia podstawy opodatkowania transakcji barterowych stosuje się zasady ogólne (określone w art. 29a ust. 1 oraz ust. 6 ustawy o VAT), zgodnie z którymi za podstawę opodatkowania uznaje się wszystko, co stanowi zapłatę – choć przy umowie barterowej nie następuje wymiana gotówki, podstawą opodatkowania są wymieniane towary bądź usługi. W praktyce podstawą do obliczenia VAT jest wartość rynkowa świadczeń.
Faktury barterowe powinny zostać wystawione przez obydwie strony transakcji i, będąc podstawą rozliczenia podatku, muszą zostać zewidencjonowane w księdze przychodów i rozchodów każdego z kontrahentów.
Nie ma obowiązku, by w ramach umowy barterowej nastąpiła wymiana towaru za towar bądź usługi za usługę – kontrahenci mają w tym zakresie dowolność i mogą otrzymać usługę za towar lub odwrotnie, pod warunkiem że mają one jednakową wartość.
Wzór faktury barterowej – jak przygotować dokument?
Faktura barterowa nie różni się w swojej formie od typowej faktury VAT, a więc podczas jej wystawiania można wykorzystać bez problemu standardowy wzór faktury FV. Jedyną kwestią, o jakiej musi bezwzględnie pamiętać przedsiębiorca wystawiający fakturę barterową jest konieczność umieszczenia na fakturze informacji, że została ona rozliczona w formie barteru. Informację taką można zaznaczyć w polu formy płatności lub informacjach dodatkowych – to szczególnie ważne, gdy przedsiębiorca samodzielnie wystawia faktury lub korzysta z programów do fakturowania i nie może odnaleźć jednoznacznego szablonu faktury barterowej.
Na fakturze barterowej muszą obowiązkowo znaleźć się:
- data wystawienia dokumentu,
- numer identyfikujący fakturę, kolejny w ramach stosowanej metody porządkowania,
- imiona i nazwisko lub nazwa podatnika i nabywcy towarów, wraz z danymi adresowymi,
- numery NIP obydwu stron umowy barterowej,
- nazwa i rodzaj towaru lub usługi oferowanej przez kontrahenta wystawiającego fakturę,
- ilość/liczba dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto (podział na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku),
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- kwota należności ogółem,
- forma płatności (barter).
Przykładowa faktura barterowa – wystawiona w programie do fakturowania online Melpe
Dobrym rozwiązaniem przy wystawianiu każdego rodzaju faktur, w tym także faktur barterowych, są programy do fakturowania udostepniające gotowe szablony zawierające wszystkie informacje niezbędne do umieszczenia na fakturze. Po wprowadzeniu do programu danych swojej firmy oraz numeru NIP kontrahenta, jedynymi informacjami koniecznymi do manualnego wypełnienia będą towary, ceny towarów, stawki podatku oraz forma płatności. Samą fakturę można też przesłać z pomocą programu w formie faktury elektronicznej, mając gwarancję natychmiastowego dostarczenia dokumentu oraz ograniczając ilość papierowych dokumentów niezbędnych do przechowywania w siedzibie firmy.
