Wezwanie do zapłaty jest jedną z łatwiejszych do zastosowania metod tzw. miękkiej windykacji. Przygotowane w sytuacji, gdy kontrahent zwleka z uregulowaniem płatności i wysyłane jako pierwsze przypomnienie o zaległościach wezwanie do zapłaty często wystarczy, by zmotywować do uregulowania należności. Wysłanie pisma może skrócić czas potrzebny na odzyskanie pieniędzy i odsunąć konieczność rozwiązywania problemu w postępowaniu sądowym. Jak napisać wezwanie do zapłaty i kiedy je wysłać?
Podstawowe rodzaje wezwania do zapłaty
Zanim przejdziemy do informacji, jakie powinny zostać ujęte w wezwaniu do zapłaty i prostej formy, w jakiej można takie wezwanie przygotować, warto skupić się na dostępnych rodzajach wezwań i ich roli w procesie odzyskiwania pieniędzy od dłużnika. Z reguły wyróżnia się trzy warianty wezwań do zapłaty:
- Wezwanie pierwsze, wysyłane w celu przypomnienia o upływie terminu płatności faktury. Zwykłe wezwanie do zapłaty może być wysłane drogą mailową czy przez program do fakturowania i powinno zawierać informację o numerze zaległej faktury, dacie jej wystawienia, terminie płatności oraz kwocie należności. Na pierwszym wezwaniu do zapłaty należy umieścić termin uregulowania zobowiązania.
- Wezwanie ponaglające to forma, którą wysyła się po braku odpowiedzi na wezwanie pierwsze i upływie wskazanego w nim terminu opłaty zaległej faktury. Wezwanie ponaglające zawiera te same informacje, co wezwanie pierwsze, ale dodatkowo informuje o nowym, nieprzekraczalnym terminie zapłaty i konsekwencjach braku odpowiedzi na wezwanie. W ramach konsekwencji najczęściej stosuje się naliczanie odsetek za każdy dzień, jaki upłynął od terminu widniejącego na fakturze.
- Pismo o braku kontaktu to wezwanie wysyłane jako trzecie w kolejności, gdy poprzednie wezwania do zapłaty nie spotkały się z właściwym odzewem kontrahenta. Pismo o braku kontaktu jest formalnym dowodem na to, że przedsiębiorca próbował podjąć kontakt z dłużnikiem, a więc powinno zawierać informacje o dotychczas podjętych sposobach kontaktu i przewidzianych konsekwencjach w razie dalszego braku komunikacji. Na piśmie takim warto umieścić dodatkowe możliwości kontaktu z wierzycielem, tak by dłużnik nie mógł wybronić swojej zwłoki informacją o jego braku.
- Ostateczne wezwanie do zapłaty lub wezwanie przedsądowe należy traktować jako ostatnie wezwanie polubowne. Pismo zawiera dane dłużnika, kwotę zadłużenia i informację o naliczaniu odsetek oraz nieprzekraczalny termin uregulowania długu, po którym nastąpi skierowanie sprawy na drogę sądową.
Wzór wezwania do zapłaty – jak stworzyć pismo?
Ze względu na różne warianty wezwań do zapłaty nie ma jednego, uniwersalnego wzoru pisma. Przedsiębiorcy mają w teorii wolną rękę wybierając formę wezwania do zapłaty i coraz częściej korzystają z gotowych opcji dostępnych m.in. w programach do fakturowania. Aby jednak wezwanie było skuteczne, warto zadbać o zachowanie oficjalnego języka i zawarcie niezbędnych elementów:
- data i miejsce sporządzenia,
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- faktura, której dotyczy wezwanie,
- należna kwota (z wyszczególnieniem doliczonych odsetek),
- termin spłaty należności,
- numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty,
- podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.
Ustalenie terminu spłaty zależy wyłącznie od wierzyciela, choć przedsiębiorcy najczęściej stawiają na tryb 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania. Ujęcie w wezwaniu numeru rachunku bankowego oraz informacji o metodach kontaktu z wierzycielem działa na naszą korzyść – jeśli chcemy uzyskać zapłatę faktury przed skierowaniem sprawy do sądu, umożliwienie dłużnikowi wielu kanałów kontaktu eliminuje ryzyko twierdzenia, że dłużnik chciał podjąć próbę spłaty faktury, ale nie miał otwartej drogi kontaktu.
Tworząc wezwanie do zapłaty warto skupić się na języku, jaki zostanie użyty i sformułowaniach, jakich wykorzystamy do przekonania dłużnika do opłacenia faktury. Poinformowanie go o konsekwencjach nieotrzymania zapłaty będzie dobrym sposobem na przyspieszenie spłaty – w przypadku kontrahentów, którzy dowiedzą się o zaprzestaniu dostaw, świadczenia usług, wejściu na drogę sądową, naliczaniu odsetek czy przeniesieniu kosztów sądowych na kontrahenta, ten ostatni może uznać, że spłata faktury jest lepszym wyborem.
Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?
Nie ma odgórnie ustalonych reguł mówiących kiedy firma powinna rozpocząć „ściganie” swoich kontrahentów za niezapłacone faktury. Jako że każdemu zależy jednak na terminowym otrzymaniu należności, wezwania do zapłaty sporządzane są zwykle po około miesiącu od upłynięcia pierwotnego terminu spłaty faktury. Czas ten pozwoli na to, by kontrahent, który zwyczajnie zapomniał o fakturze podjął samodzielnie decyzję o jej spłacie, ale też nie spowoduje, że kontrahent uzna, że wierzyciel o fakturze zapomniał. Wiele firm wysyła pierwsze wezwanie do zapłaty w formie przypomnienia po tygodniu czy dwóch od upłynięcia terminu – choć wezwania takie nie przypominają klasycznej formy wezwania do zapłaty, mogą być pierwszym krokiem w procesie windykacji należności.
Wezwanie do zapłaty można wysyłać kontrahentowi tak wiele razy, jak tylko uznamy za stosowne. Korzystając z gotowych rozwiązań i wezwań dostępnych w programach do fakturowania możemy ustawić nawet automatyczne wysyłanie przypomnień i wezwań po upływie określonego czasu od terminu zapłaty faktury. Ważne, by poinformować dłużnika o istnieniu zobowiązania, wyznaczyć termin jego uregulowania i wskazać konsekwencje, jakie nastąpią w przypadku braku zapłaty. Windykacja nie zawsze musi kończyć się na drodze sądowej, ale aby tego uniknąć warto zadbać o własny interes.
