Bezpieczeństwo danych w firmie to jedna z kluczowych kwestii, o które powinien zadbać każdy przedsiębiorca. Pomijając wymogi RODO, które odgórnie narzucają konieczność właściwego przechowywania i przetwarzania danych osobowych, ich bezpieczeństwo jest istotne z perspektywy samego przedsiębiorcy – dane i informacje to jedne z najważniejszych aktywów firmy. W związku z coraz szerszym wykorzystaniem technologii cyfrowych i internetu obszary, które wymagają zabezpieczenia zmieniają się i wymagają częstszych, nakierowanych na konkretne efekty i zagrożenia działań. Jak dbać o bezpieczeństwo danych w firmie?
Jak chronić dane w Twojej firmie?
Sposobów na skuteczną ochronę danych jest wiele, a wprowadzenie konkretnych narzędzi będzie zależało w dużej mierze od ilości danych, jakie chcemy zabezpieczyć i zagrożeń, jakie pojawiają się w firmie. W dobie cyfrowej należy pamiętać o zabezpieczaniu zarówno fizycznych, jak i wirtualnych dokumentów oraz ciągłym monitorowaniu zagrożeń i podejmowaniu świadomych działań w celu ich eliminacji. Przydatne mogą okazać się:
1. Kopie zapasowe
U podstaw bezpieczeństwa danych cyfrowych leżą kopie zapasowe, wykonywane nie jako backup przy formatowaniu komputerów czy przenoszeniu danych na nowy sprzęt, ale regularnie, jako zabezpieczenie dokumentów i danych. Backupy dają szansę na odzyskanie danych w razie awarii, ataku hakerskiego, problemów sprzętowych i sytuacji kryzysowych.
2. Bezpieczne hasła
Wymuszanie regularnej zmiany hasła czy wprowadzania do hasła znaków specjalnych i wielkich liter to wymóg wielu portali internetowych, ale i dobra praktyka w środowisku firmowym. Trudne do złamania hasła wydłużają czas na zablokowanie potencjalnego ataku hakerskiego i ograniczają dostęp do danych osobom, które nie powinny takiego dostępu uzyskać. Hasłami warto zabezpieczać wrażliwe pliki z danymi, ale i komputery służbowe, konta pocztowe, dostępy do serwerów czy poszczególne programy. Zasada ograniczonego zaufania jest w tym wypadku jak najbardziej wskazana – jeśli hasło stworzone jest na użytek ograniczonego grona osób, nie należy udzielać do niego dostępu wszystkim pracownikom firmy.
3. Regularne aktualizacje oprogramowania
Aktualizacje tworzone są m.in. po to, by wykluczyć znalezione wcześniej błędy i luki w zabezpieczeniach. Rezygnując z ich wykonywania narażamy się na ataki ze strony cyberprzestępców, ale też częstsze awarie czy błędy systemowe. Zagrożenia dla bezpieczeństwa danych często bazują na odkrytych błędach w zabezpieczeniach i wykorzystują niewiedzę użytkownika dla własnych celów. W przypadku komputerów firmowych przetwarzających dziennie setki ważnych danych i informacji, aktualne oprogramowanie to podstawa bezpieczeństwa.
4. Korzystanie z serwerów
Przechowywanie danych wyłącznie na komputerze stacjonarnym już dawno przestało być uznawane za bezpieczne czy praktyczne i obecnie znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z serwerów własnych bądź serwerów dedykowanych, wykupowanych na wyłączność w zewnętrznych data center.
5. Bezpieczeństwo stron firmowych
Korzystanie z protokołów SSL to podstawowe zabezpieczenie danych, które klienci Twojej firmy pozostawiają rejestrując się na stronie, zakładając własny profil czy dopisując się do listy mailingowej.
6. Firmowa polityka bezpieczeństwa
Czy to zawierając umowę na usługi z firmą zewnętrzną, czy też pracując nad własną, wewnętrzną polityką prywatności zawsze należy skupić się na omawianych zabezpieczeniach i zagrożeniach oraz zapoznać z nimi swoich pracowników. Polityka bezpieczeństwa w firmie ma być wprowadzona nie tylko na potrzeby formalnego spełnienia obowiązku jej posiadania, ale jako realne narzędzie do zagwarantowania bezpieczeństwa danych firmy i jej klientów. Stosowanie się do polityki bezpieczeństwa przez wszystkich pracowników firmy powinno być surowo przestrzegane, a sama polityka powinna uwzględniać bieżące zmiany w stosowanych zabezpieczeniach i nowe, pojawiające się zagrożenia.
7. Korzystaj z pomocy specjalistów i zaufanego oprogramowania
Pracując z danymi warto stawiać wyłącznie na sprawdzone oprogramowanie, zarówno to instalowane na komputerach jak i dostępne online. Nawet wybór programu do fakturowania czy klienta e-mail nie powinien być przypadkowy. Wdrażając zabezpieczenia danych w firmie należy korzystać z oferty specjalistycznych firm zajmujących się bezpieczeństwem w sieci i oferujących kompleksową obsługę w zakresie przygotowania i wdrożenia rozwiązań poprawiających bezpieczeństwo danych. Ich doświadczenie i wiedza branżowa będą znacznie skuteczniejsze, niż próby samodzielnego poszukiwania.
Kieruj się standardami RODO
Pomimo przekonania, że wejście w życie RODO utrudniło życie wielu przedsiębiorców, wprowadzenie w życie nowych zasad Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych pozwoliło zbudować solidne standardy dla bezpieczeństwa danych i informacji w firmach. Wdrożenie nowych zasad do firmowej polityki bezpieczeństwa nie jest zadaniem łatwym i wymaga wielu dobrze udokumentowanych działań, ale przynosi też wiele wymiernych korzyści – stworzenie solidnych podstaw teraz pozwala na bezpieczny i kontrolowany rozwój w przyszłości, bez ryzyka, że każda wprowadzona zmiana czy nowinka stworzy zupełnie nową, nieprzewidzianą kategorię zagrożeń.
RODO uczy dobrych praktyk i dba o interesy przedsiębiorców i ich klientów. Samo wprowadzenie jego zasad nie wystarczy jednak, by sprostać wyzwaniom i zagrożeniom pojawiającym się każdego dnia w świecie wirtualnym. Chcąc skutecznie chronić dane firmowe trzeba wprowadzać konkretne narzędzia i zabezpieczenia.
Na co warto uważać?
Dane przechowywane na komputerach i zabezpieczane przed potencjalnymi cyberatakami mają uchronić nie tylko w przypadku pojawienia się na komputerze wirusa czy awarii sprzętu – współczesne ataki są planowane tak, by wykorzystać nieuwagę użytkownika. Przykładem może być tu phishing, czyli działania polegające się na podszywaniu pod zaufaną firmę w celu wyłudzenia danych. Pracownik otrzymujący e-mail od znanej sobie firmy może otworzyć załącznik nie myśląc nawet o tym, że ten może zainstalować na firmowym komputerze złośliwe oprogramowanie. Z tego względu współczesne programy antywirusowe dedykowane dla firm są nakierowane na ciągłe monitorowanie i skuteczne blokowanie wszystkich podejrzanych działań na komputerze oraz w sieci. W trudnych przypadkach konieczne może się okazać skorzystanie z profesjonalnych usług informatycznych firmy z Wrocławia – Aitik, która gwarantuje pomoc w sytuacjach kryzysowych.
