Ewidencja sprzętu komputerowego nie musi być przykrym obowiązkiem, kojarzącym się ze żmudnym i czasochłonnym procesem, który często wykonywany jest w sposób chaotyczny. Odpowiednie metody pozwolą na sprawne i dokładne przeprowadzenie inwentaryzacji. Prawidłowy jej przebieg może przynieść dodatkowe korzyści.
W jakim celu wykonuje się ewidencję sprzętu komputerowego?
Jednym z obowiązków każdej instytucji i firmy jest systematyczna ewidencja sprzętu komputerowego. To jeden z ważniejszych elementów zarządzania infrastrukturą informatyczną. Inwentaryzacja polega na sporządzeniu wykazu faktycznego stanu dostępnych sprzętów informatycznych. Komputery pełnią bardzo ważną funkcję w każdym małym, średnim i dużym przedsiębiorstwie. To nieodzowne narzędzie pracy, dzięki któremu w sprawny sposób można dokonywać niezliczonych operacji w ciągu dnia. Jednak komputery to również monitory, myszki czy drukarki, które również obejmuje ewidencja sprzętu w firmie.
Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu posiadanych zasobów w postaci sprzętu komputerowego, a także rozliczenie osób, które są odpowiedzialne materialnie za dane mienie. To uzyskanie dokładnych informacji dotyczących lokalizacji komputerów i pozostałych składowych infrastruktury informatycznej. Dodatkowo ewidencja pozwala na rzetelną kontrolę stanu posiadania oraz weryfikację z poprzednim spisem, ponadto jest to ocena przydatności danego sprzętu.
Niewątpliwie dużą zaletą jest także stabilność sieci i sprawnego działania całego systemu. Ewidencja to również rozsądne zarządzanie zasobami informatycznymi oraz ich polepszenie. Co więcej, dokładna inwentaryzacja pozwoli na szeroką analizę oraz ocenę przydatności, a w razie konieczności zostanie dokonana likwidacja sprzętu w firmie, który nie spełnia oczekiwanych kryteriów. Proces inwentaryzacji obejmuje odpowiednie oznakowanie wszystkich urządzeń w przedsiębiorstwie i wprowadzenie ich do bazy danych. Można to zrobić na trzy sposoby: ewidencja sprzętu komputerowego w Excelu lub z pomocą przeznaczonego do tego celu programu. Można także zlecić ją zewnętrznej firmie.
Inwentaryzacja sprzętu komputerowego niesie za sobą znaczące korzyści. To nie tylko spore oszczędności czasu, energii i środków finansowych, ale także wydajniejszy dział IT.
Jak ją najlepiej przeprowadzić?
W małych przedsiębiorstwach ewidencję sprzętu komputerowego można przeprowadzić z pomocą arkusza kalkulacyjnego. Excel będzie wystarczający, ponieważ w niedużych firmach rzadko wymieniany jest sprzęt czy oprogramowanie. Dodatkowo ilość narzędzi IT nie jest duża, dzięki czemu spis nie będzie czasochłonny, ponadto z łatwością można odszukać konkretny element. Import danych również nie będzie stanowił problemu. Inaczej jest w przypadku dużej ilości zasobów w większych firmach. Tutaj konieczny będzie odpowiedni program, który ułatwi cały proces. Podczas inwentaryzacji ważną kwestią jest fizyczna identyfikacja sprzętu, który należy oznaczyć, najlepiej za pomocą kodów kreskowych. Jeśli jest to pierwsza ewidencja sprzętu komputerowego, wzór postępowania będzie tutaj pomocny tak, aby wszystko zostało dokładnie oznaczone.
Chcąc skorzystać z programów do ewidencji sprzętu komputerowego, warto zwrócić uwagę na:
-
eAuditor
System ten pozwoli na sprawne przeprowadzenie ewidencji w sposób nowoczesny i innowacyjny. Jest ona prowadzona automatycznie, po zainstalowaniu agenta na wszystkich komputerach, co pozwala na sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji. Dodatkowo eAuditor zapewnia czytelny wgląd do informacji znajdujących się w systemie. Pozwala na szybką weryfikację sprzętu komputerowego oraz pozyskanie danych osoby, do której został przypisany. System umożliwia także pełny nadzór nad kosztami.
-
Ewida Standard
Intuicyjny interfejs , zintegrowanym „Menedżerem Obiektów” zapewnia łatwość w obsłudze. To rozbudowane narzędzie służące do ewidencji sprzętu komputerowego, a także zarządzania oprogramowaniem w każdej firmie. Ewida Standard pozwala na prowadzenie szczegółowej inwentaryzacji posiadanych urządzeń oraz licencji oprogramowania. Dodatkowo umożliwia zarządzanie naprawami oraz modernizacjami mienia. Co więcej, pozwala na ewidencjonowanie kosztów, kontrolowanie terminów licencji, aktualizacji i gwarancji czy sprawdzanie zmian lokalizacji.
-
ITManager
System ten umożliwia zdalne zarządzanie zasobami, dzięki czemu możliwy jest transfer plików lub katalogów na prawach administratora. Dodatkowo pozwala na zarządzanie procesami i usługami, modyfikację rejestru systemowego, przechowywanie informacji dodatkowych, a także bieżącą analizę wykorzystania. Dedykowana karta właściwości umożliwia gromadzenie danych dotyczących lokalizacji, użytkownika, który jest przypisany do danego urządzenia, a także dowolne atrybuty opisowe. Oprogramowanie pozwala na tworzenie własnych typów zasobów oraz import danych przeprowadzonych ewidencji z zewnętrznych źródeł danych.
Jak często wykonywać ewidencję?
Inwentaryzacja IT jest obowiązkowa w każdej firmie. To proces, który wymaga dokładności i staranności. Ewidencję sprzętu komputerowego należy przeprowadzać przynajmniej raz w roku. Najczęściej jest to ostatni dzień roku obrotowego, jednak nie jest to narzucona data. Samo wykonanie inwentaryzacji to nie wszystko. Konieczne jest dokonywanie systematycznych zmian w infrastrukturze, które warto na bieżąco odnotowywać.
Systematyczne zarządzanie posiadanym sprzętem komputerowym pozwoli na bieżącą kontrolę stanu urządzeń. Wdrożenie odpowiedniego programu pozwoli na sprawne przeprowadzenie ewidencji, co będzie wiązało się z oszczędnością czasu oraz zminimalizowaniem ryzyka pomyłki.
