Dlaczego archiwizuje się dokumenty? Przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem prawnym zarówno dla przedsiębiorstw państwowych jak i niepaństwowych. Konsekwencją braków w archiwach, może być grzywna, wysoka kara pieniężna, a nawet proces sądowym (cywilny lub karny) – w zależności od ilości brakujących pozycji. Takie sankcje, skutecznie zachęcają do sumiennego przechowywania dokumentów. Oczywiście nie każda firma może sobie pozwolić na własne archiwum, często po prostu z powodu braku miejsca do przechowywania takiej ilości dokumentacji. W takiej sytuacji znów na pomoc przychodzą firmy zawodowo zajmujące się archiwizacją dokumentów. Takie przedsiębiorstwa oferują bardzo szeroki zakres usług. Oprócz przechowywania możemy zlecić im także porządkowanie, dzięki czemu w każdej chwili, osoby upoważnione mogą dokumenty przejrzeć; a często także digitalizację, dzięki którym zyskamy dostęp do dokumentów również w formie cyfrowej.
Jakie dokumenty trzeba archiwizować i jak to robić?
Archiwizacja dokumentów jest jednym z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Na szczęście w przepisach uściślone jest, jak długo należy przetrzymywać poszczególne dokumenty. Dokumentację możemy podzielić na dwie grupy – takie, które trzeba przechowywać wiecznie (dokumentacja archiwalna); oraz na takie, które można zlikwidować po upływie określonego czasu (dokumentacja niearchiwalna). Dokumenty, które trzeba przechowywać przez ograniczony czas to:
- Księga Przychodów i Rozchodów,
- Faktury sprzedażowe i kosztowe,
- Dokumenty związane z kasą fiskalną lub te orzekające o zwolnieniu z jej stosowania,
- Dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty,
- Dokumenty związane z podatkiem VAT – deklaracje oraz rejestry zakupów i sprzedaży,
- Umowy z pracownikami,
- Ewidencja środków trwałych i/lub wyposażenia.
Archiwizacja pomaga w ich uporządkowaniu, dzięki odpowiedniemu oznaczaniu, klasyfikacji i przetrzymywaniu w najlepszych dla nich warunkach – muszą być zabezpieczone przed kradzieżą czy przypadkowym zniszczeniem. W większych archiwach coraz częściej dokumenty są gromadzone również w wersji elektronicznej. Ważną częścią pracy przy archiwizacji dokumentów jest tzw. brakowanie, czyli pozbywanie się tych druków, które uległy przedawnieniu. Najbezpieczniejszym sposobem i zarazem gwarancją prawidłowego prowadzenia archiwum, jest zatrudnienie firmy, która tym właśnie się zajmuje. Nie ma jednego narzuconego sposobu porządkowania dokumentów, jednak istnieje kilka metod, gwarantujących sukces np. podział na segregatory, pudła lub teczki. Takie opakowania najłatwiej ustawić chronologicznie, a jednocześnie zapobiegają on niszczeniu dokumentów. Większa archiwa bardzo często są całodobowo strzeżone lub monitorowane, a także posiadają rozbudowane systemy ochrony przeciwpożarowej.
Jak długo należy archiwizować dokumenty i co z nimi później zrobić?
Większość z wymienionych dokumentów, powinno zostać zachowanych 5 lat od końca roku, w którym zostały wydane. Oznacza to, że jeśli dokument został wydany w czerwcu 2015 roku, to można się go pozbyć dopiero w styczniu 2021 roku. Należy pamiętać, że w przypadku wszczęcia kontroli skarbowej za dany okres czasu, bieg przedawnienia dokumentów, związanych z okresem kontroli, ulega wstrzymaniu. W takim przypadku najlepiej przed zniszczeniem dokumentów skonsultować się ze swoim doradcą podatkowym lub prawnikiem prowadzącym nasze sprawy. Doradzą oni czy wolno na te dokumenty zutylizować i czy ewentualne ich zostawienie może nam pomóc w przypadku sporu z organami administracji skarbowej.
Jedynymi dokumentami, które podlegają innym warunkom przedawnienia, są dokumenty pracownicze. Od stycznia 2019 roku czas archiwizowania dokumentów pracowniczych uległ znacznemu skróceniu – do lat 10. Warto pamiętać, że niektóre z dokumentów kadrowych, w szczególnych przypadkach, należy przechowywać aż do 50 lat.
Do dokumentacji archiwalnej zaliczamy księgi wieczyste oraz akty sądowe – tych dokumentów pod żadnym pozorem nie należy się pozbywać – w Polskiej klasyfikacji oznaczane są one wielką literą „A”.
Jedną z najważniejszych kwestii jest to, jak prawidłowo powinno się niszczyć dokumenty. Dane na nich spisane, mogą uczynić wiele szkód, gdyby dostały się w niepowołane ręce. Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji, jest zatrudnienie odpowiedniej firmy, która oferuje takie usługi. To pozwoli zyskać pewność, że dokumenty zostaną zniszczone prawidłowo i nie dostaną się w niepowołane ręce.
Na każdym etapie życia dokumentu, jeżeli zamierzamy go powierzyć zewnętrznej firmie do archiwizacji, dygitalizacji czy utylizacji, jesteśmy zobowiązani do sprawdzania, czy ci kontrahenci posiadają odpowiednie certyfikaty ISO oraz musimy zaktualizować naszą dokumentację RODO o dane tych podmiotów.
