Osobom zatrudnionym w ramach umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy, który w zależności od stażu pracy, wynosi 20 lub 26 dni w skali roku. Co do zasady, urlop ten w całości powinien być wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, z zastrzeżeniem, iż co najmniej jedna część urlopu będzie wynosiła co najmniej dwa tygodnie. Jeżeli pracownik nie wykorzysta wszystkich przysługujących mu dni wolnych, niewykorzystane dni urlopu nie przepadają, lecz przechodzą na kolejny rok kalendarzowy i stają się urlopem zaległym. Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop oraz o czym należy pamiętać, dowiesz się z poniższego artykułu.
Zaległy urlop a kodeks pracy
Zgodnie z kodeksem pracy, urlop przysługujący pracownikowi w wymiarze 20 lub 26 dni roboczych i niewykorzystany w bieżącym roku kalendarzowym, wraz z jego upływem, staje się urlopem zaległym. Jego niewykorzystanie może wynikać z różnych przyczyn, najczęściej jednak spowodowane jest to potrzebami wynikającymi po stronie zakładu pracy, często niezależnymi od pracownika.
Kodeks pracy stanowi, iż zaległy urlop powinien być wykorzystany do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Należy jednak pamiętać o tym, że szczególnego rodzaju urlopem jest urlop „na żądanie”, który niewykorzystany, nie przechodzi na rok kolejny, powiększając jego pulę, lecz z upływem roku staje się urlopem zwykłym, którego obowiązek wykorzystania upływa również z dniem 30 września następnego roku.
Czy zaległy urlop przepada?
Zaległy urlop wypoczynkowy nie przepada, nawet jeżeli nie zostanie wykorzystany w terminie do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Należy jednak wspomnieć, iż nieudzielenie przez pracodawcę zaległego urlopu pracownikowi, może wiązać się z przykrymi dla pracodawcy konsekwencjami w postaci kary grzywny wynoszącej od 1000 zł do nawet 30 000 zł.
Niewykorzystany zaległy urlop ulega przedawnieniu wraz z upływem 3 lat, licząc od 30 września roku kalendarzowego, w którym powinien być wykorzystany. Oznacza to, że roszczenia pracownika dotyczące udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego ulegają przedawnieniu po upływie wyżej wskazanego terminu.
Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop?
Przepisy obowiązujące w wyniku ogłoszonego stanu epidemii COVID-19 umożliwiają pracodawcy skorzystanie z prawa polegającego na wysłaniu pracownika, bez uprzedniej jego zgody, na zaległy urlop wypoczynkowy w wymiarze do 30 dni w ramach niewykorzystanej przez niego w latach ubiegłych puli dni wolnych od pracy. Pracownik ma obowiązek wykorzystania takiego urlopu na polecenie swojego pracodawcy.
A jakie prawo w zakresie urlopu wypoczynkowego obowiązuje pracodawcę w przypadku zatrudniania kobiet przebywających na urlopie macierzyńskim? Czy zaległy urlop po macierzyńskim przepada?
Na wniosek pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim, pracodawca ma obowiązek udzielenia jej urlopu wypoczynkowego następującego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Oznacza to, że o ile pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia mu urlopu wskazanego we wcześniej opracowanym w firmie planie urlopowym wskutek powstałych okoliczności mogących mieć wpływ na organizację pracy w firmie, o tyle w przypadku kobiet na urlopie macierzyńskim ubiegających się o wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego, należy on im się bezwarunkowo.
Ekwiwalent za zaległy urlop z poprzednich lat
W przypadku złożenia przez pracownika wypowiedzenia umowy o pracę powinien on wykorzystać urlop wypoczynkowy w przysługującym mu wymiarze. Jeżeli to nie nastąpi, obowiązkiem pracodawcy jest wypłacenie należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni wolne wskutek rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Innego rodzaju alternatywą jest ustanowienie porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, zgodnie z którym pracownik zobowiązuje się do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w późniejszym terminie, jeżeli z tym samym pracodawcą podpisuje kolejną umowę o pracę następującą bezpośrednio po umowie, która się zakończyła, np. po 3-miesięcznym okresie próbnym podpisywana jest umowa na czas określony.
Pismo o wykorzystanie zaległego urlopu
Ubiegając się o wykorzystanie zaległego urlopu, pracownik powinien złożyć do pracodawcy specjalne pismo. Powinny być w nim zawarte dane pozwalające na identyfikację pracownika, tj. jego imię i nazwisko; miejsce i datę sporządzenia wniosku, nazwę firmy, czytelny podpis pracownika oraz co najważniejsze: rok, z którego dni wolne pochodzą wraz z ich liczbą i terminem wykorzystania.
Podsumowując, wymiar urlopu wypoczynkowego i zasady jego udzielania regulowane są przez przepisy kodeksu pracy. Każdy pracownik zatrudniony w ramach stosunku pracy ma do niego prawo i powinien go wykorzystać w roku kalendarzowym, w którym nabył do tego urlopu prawo. Jeżeli z różnych przyczyn tak się nie stanie, termin na wykorzystanie zaległego urlopu upływa 30 września kolejnego roku kalendarzowego, a przedawnia się wraz z upływem 3 lat, licząc od tego terminu.
