Wyjazdy służbowe to dość częsta forma pracy wielu firm, zwłaszcza tych, które wiążą się ze współpracą ogólnokrajową. W trakcie delegacji pracownik pracuje często na specjalnych dodatkowych zasadach, a to wiąże się z dodatkowymi kosztami. Jednak nie każdy podwładny może zostać oddelegowany w inne miejsce pracy. Kiedy pracownik nie może zostać wysłany na delegację i jak to wszystko wygląda od strony prawnej?
W jakich zawodach najczęściej zdarzają się delegacje?
Istnieje wiele zawodów, w których delegacje są bardzo częstym warunkiem zatrudnienia. Przykładami takich zawodów to:
- przedstawiciel handlowy – jego zadaniem jest reprezentowanie firmy wśród klientów i utrzymywanie z nimi kontaktu. Z tego względu musi się dostosować i dojeżdżać do klientów. To z kolei oznacza bardzo częstą delegację nie tylko po kraju, ale często i świecie,
- geodeta – osoba zatrudniona na tym stanowisku jest odpowiedzialna za wymierzenie gruntów pod inwestycje budowlane. To on przyjeżdża do klienta, a nie klient do niego. Wiąże się to z częstymi podróżami,
- specjalista ds. szkoleń – taka osoba może zostać zatrudniona przez firmę szkoleniową, bądź samodzielne przedsiębiorstwo. Jeśli bierzemy pod uwagę pierwszą opcję, to często zdarza się, że pracownik szkoli innych nie tylko w tym samym mieście, ale także tych bardzo oddalonych od siebie,
- inżynier ds. uruchomień i serwisu – podwładny jest odpowiedzialny za naprawę i montaż, uruchomienie i demontaż maszyn. To z kolei oznacza w pełni dostosowanie się do klienta, a więc wysokie prawdopodobieństwo delegacji,
- korespondent – czyli osoba, która relacjonuje wydarzenia z danego miejsca, często oddalonego od jego miejsca zamieszkania.
Oprócz standardowych zawodów, które głównie opierają się na delegacjach, należy wziąć również te firmy pod uwagę, które mają oddziały rozmieszczone w całym kraju. W takiej sytuacji rotacja pracowników może być dość częsta.
W jaki sposób należy powiadomić pracownika o planowanym wysłaniu go na delegację?
Kodeks pracy nie przewiduje, w jaki sposób pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o jego delegacji, jednak często jest to forma pisemna z uwagi na to, że konieczne jest spinanie celu podróży z uwzględnieniem zadań oraz miejscowości, miejsce rozpoczęcia i zakończenia delegacji, czasu jej trwania, środka transportu, a także zaliczkę za koszty podróży.
Czy pracownik może odmówić wyjazdu na delegację?
Istnieją pewne sytuacje, w których pracownik może odmówić wyjazdu na delegację. Podwładny może odmówić, kiedy ma dzieci (które nie ukończyły jeszcze 4 roku życia), jest w ciąży lub jeśli polecenie wyjazdu w delegację naruszy zasady współżycia społecznego. Przykładem takiej sytuacji jest wysłanie w delegację pracownika niepełnosprawnego, który ma trudności z samodzielnym poruszaniem się.
Kiedy należy się dieta związana z delegacją i ile ona wynosi?
Pracownikowi przebywającemu na delegacji przysługuje z tego tytułu wiele świadczeń. Są to:
- zwrot kosztów noclegu,
- zwrot kosztów dojazdu,
- dieta,
- zwrot innych koniecznych, ale udokumentowanych wydatków określonych oraz uznanych przez pracodawcę do potrzeb uzasadnionych, jednak tylko wtedy, kiedy wydatki zostaną zaakceptowane przez pracodawcę.
Wartość diety często jest zależna od liczby godzin spędzonych w delegacji. Jeśli wyjazd służbowy nie trwa dłużej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. Z kolei, jeśli trwa od 8 do 12 godzin mamy do czynienia z dietą „półpełną”, czyli pracownik otrzymuje połowę wartości diety pełnej. Jeśli jednak delegacja trwa ponad 12 godzin, wtedy przysługuje mu pełna dieta. Kwoty za dietę są następujące:
- pełna dieta 30zł,
- pełna dieta wraz z noclegiem (150% diety pełnej) 45 zł,
- ryczałt za dojazdy (20% diety pełnej) 6 zł.
Czy delegacja jest opodatkowana?
Wszystkie koszty dodatkowe związane z delegacją nie są opodatkowane, a także nie stanowią podstawy do naliczania składek ubezpieczenia społecznego. Na tych zasadach nie może zostać traktowany krajowy wyjazd służbowy podwładnego do jego stałego bądź tymczasowego miejsca zamieszkania. Jednak jeśli pracodawca wysyła pracownika na oddelegowanie, czyli wyznaczenie mu nowego czasowego miejsca pracy, w takim przypadku zwalnia się z opodatkowania jedynie część dochodów pracownika, który przebywa chwilowo za granicą w stosunku 30% diety za każdy dzień pobytu za granicą, podczas którego wykonywał obowiązki służbowe.
Pracownik, jeśli nie ma dzieci do lat 4, nie jest w ciąży oraz nie ma trudności z samodzielnym poruszaniem się, nie może odmówić wyjazdu służbowego. Jeśli mimo wszystko nie zgodzi się wyjechać, może zostać zwolniony dyscyplinarnie. Jednak pracownikowi na delegacji przysługuje zwrot kosztów wynikających z podjęcia pracy poza miejscem zamieszkania, a także dieta, której wartość jest uzależniona od liczby godzin spędzonych w delegacji.
