Lista obecności bezsprzecznie kojarzy się ze szkołą, a dokładniej z egzekwowaniem obowiązku uczestnictwa w zajęciach. Jednak przygoda z listą obecności nie kończy się wraz z opuszczeniem szkolnych lub uczelnianych murów. Jest bowiem również jednym z dokumentów, kluczowych w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania i obsługi kadrowej firmy.
Przez lata forma listy obecności w pracy zmieniała się, rozwijając przy tym narzędzia przydatne nie tylko wcześniej wspomnianym działom, ale także dla kierownictwa, czy też właściciela. Pomimo tego lista obecności w zakładzie pracy budzi sporo zastrzeżeń i pytań. Rozwiewamy wszelkie wątpliwości, które mogą pojawić się zarówno u pracowników, jak i szefostwa.
Po co pracownik wypełnia listę obecności?
Jednym z najczęściej pojawiających się pytań, zwłaszcza wśród pracodawców, jest niepewność dotycząca obowiązku prowadzenia przez niego listy obecności. Już na samym początku pragniemy podkreślić, że kodeks pracy, ani żadne inne przepisy, nie nakładają na firmy obowiązku jej prowadzenia. Należy przy tym jednak pamiętać, że jest to ważny dokument, który stanowi formę potwierdzenia obecności zatrudnionej osoby w pracy.
Pomimo tego podkreślamy, że nieobowiązkowa lista obecności nie jest równoznaczna z ewidencją czasu pracy. Te dwa pojęcia często bywają błędnie ze sobą mylone. Jest to poważny błąd, gdyż ewidencja jest już wymagana, co wskazuje art. 149 Kodeksu pracy, który brzmi następująco:
„Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.
Formy jakie przyjmuje lista obecności
Zasadniczo przyjmuje się dwie formy prowadzenia list obecności. Pierwsza z nich to tradycyjna papierowa forma, pracownik podpisuje się na dokumencie, potwierdzając tym samym swoją obecność w pracy.
Druga forma prowadzenia listy obecności to forma elektroniczna. Jest to zdecydowanie wygodniejsze rozwiązanie przede wszystkim na cyfrowy charakter takiego rozwiązania. Pozwala to bowiem na szereg usprawnień. Pracownik loguje się do specjalnego systemu, lub też „odbija” kartę magnetyczną. Wszystkie informacje gromadzone są przy pomocy dedykowanego programu komputerowego, który pozwala m.in. na zsumowanie czasu pracy czy wygenerowanie raportu. Jest to wygodne również z tego względu, że pracownicy kadr i księgowości nie muszą przeliczać i sprawdzać papierowych dokumentów przed zatwierdzeniem dyspozycji o wypłacie wynagrodzenia.
Elektroniczna forma jest wygodna również dlatego, że zmniejsza się czas potrzebny pracownikowi na wpisanie się na liście. Ponadto program rejestruje dokładne godziny przyjścia i wyjścia z firmy. Rzetelne prowadzenie listy obecności może mieć znaczenie nie tylko w związku z kontrolą pracownika. W przypadku wystąpienia sytuacji losowych takich jak wypadek, łatwo można ustalić czy miał on miejsce w pracy czy też nie.
Jakie informacje powinna zawierać lista obecności?
Jak już wspomniano lista obecności często bywa mylona z ewidencją czasu pracy. Ta pierwsza ma jedynie być pisemnym lub elektronicznym potwierdzeniem bycia w pracy. Natomiast w ewidencji zawiera się szczegółowe informacje dotyczące czasu pracy, a także wszystkich nieobecności pracownika, takich jak urlop, zwolnienie lekarskie lub inne dane wrażliwe.
Zatem na liście obecności nie mogą się widnieć żadne dane wrażliwe, które są chronione przez RODO. Z racji, że lista obecności nie jest wymagana przepisami prawa, nie są również uregulowane elementy, które powinny się na niej znaleźć. Jednak w celu zapewnienia jej formalnego charakteru i porządku, powinny się na niej znaleźć następujące elementy:
- imię i nazwisko pracownika,
- obowiązujący okres,
- dane pracodawcy i/lub kierownika,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczba przepracowanych godzin,
- podpisy pracownika i przełożonego.
Najczęściej obecność potwierdza się poprzez zaznaczenie kratki lub podpisanie się. W przypadku nieobecności na liście należy wpisać słowo „nieobecność”, bez podawania informacji dotyczących przyczyny absencji w pracy.
Nie lista obecności, a ewidencja czasu pracy
Podstawę do wypłaty wynagrodzenia pełni ewidencja czasu pracy, lista obecności jest jedynie dokumentem potwierdzającym jego obecność. Ewidencja musi zawierać następujące informacje:
- liczba przepracowanych godzin,
- liczba nadgodzin,
- liczba dni pracujących w niedziele i święta,
- liczba godzin pracy w godzinach nocnych,
- zwolnienia lekarskie,
- wykorzystany urlop,
- wszelkie inne informacje, dzięki którym możliwe jest usprawiedliwienie nieobecności w pracy.
Jak długo trzeba przechowywać listę obecności?
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 nakłada na pracodawcę obowiązek gromadzenia informacji o rozpoczęciu i zakończeniu pracy przez pracownika w danym dniu, a także wnioski urlopowe czy skierowania na badania lekarskie. Wszystkie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Mogą to być zarówno zarchiwizowane papierowe dokumenty, lub też skany w formie cyfrowej. Wymogiem jest, aby dostęp do nich nie był utrudniony. Warto prowadzić i przechowywać listę obecności w sposób, który nie będzie skomplikowany zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.
