Media społecznościowe

Wyszukiwarka

Księgowość

Biała lista podatników – Jak wygląda weryfikacja kontrahenta za jej pomocą?

Ustawa z 1 września 2019 roku wprowadziła elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT nazywany białą listą podatników. Wraz z jej wprowadzeniem przedsiębiorcy zyskali możliwość odszukania informacji dotyczących swoich kontrahentów, w tym weryfikacji czy są oni zarejestrowani i jaki jest ich status jako podatnika VAT. Lista ma ułatwić weryfikację i pomóc uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca podejmuje transakcje ze znikającymi podatnikami VAT. Jak wygląda weryfikacja kontrahenta z pomocą białej listy podatników?

Białą lista podatników – co się w niej znajduje?

Biała lista podatników VAT to ogólnodostępna, darmowa baza danych zawierająca informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT przez naczelnika Urzędu Skarbowego oraz tych wykreślonych/przywróconych do rejestru VAT. Na liście znajdują się:

  • nazwa firmy lub imię i nazwisko podatnika,
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku (jeżeli został nadany),
  • status podmiotu,
  • numer REGON,
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,
  • adres siedziby (w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną),
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności,
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  • imię i nazwisko lub nazwę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
  • daty rejestracji,
  • odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
  • podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT oraz numery rachunków rozliczeniowych (rachunków firmowych).

Weryfikacja kontrahenta powinna odbywać się nie tylko w przypadku nawiązywania nowej współpracy, ale też przy wykonywaniu transakcji przekraczających wysokość 15 tys. złotych – sprawdzić należy w takim wypadku numer rachunku bankowego podany przez sprzedawcę i to, czy jest zgodny z białą listą.

Jak weryfikować kontrahentów na białej liście podatników?

Sprawdzenie statusu kontrahenta według białej listy podatników VAT może odbywać się z wykorzystaniem zewnętrznych programów, które łączą się z API udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Oprogramowania takie mają możliwość połączenia z białą listą i umożliwiają wyszukiwanie w dwóch wariantach:

  • metodzie search, gdzie uzupełnia się jedną informację o kontrahencie, np. NIP sprawdzanego kontrahenta oraz dzień, na jaki mają zostać wyświetlone informacje o podmiocie (w odpowiedzi dostajemy cały zakres danych z wykazu o podmiotach z zapytania), lub
  • metodzie check, gdzie uzupełnia się trzy informacje (NIP lub REGON, nr rachunku bankowego i data, na jaki dzień ma zostać udzielona odpowiedź, a w odpowiedzi otrzymuje „TAK” lub „NIE” oznaczające, że dany rachunek przypisany jest (lub nie jest) do numeru podmiotu wymienionego jako jedna z informacji.
Przykład weryfikacji kontrahenta z wykorzystaniem oprogramowania Melpe.

Przykład weryfikacji kontrahenta z wykorzystaniem oprogramowania Melpe.

Z białej listy podatników VAT można korzystać także z poziomu strony udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Na stronie uzupełnia się:

  • NIP,
  • fragment nazwy,
  • REGON,
  • numer rachunku bankowego,
  • dzień, na który ma zostać dokonane wyszukanie.

W przypadku każdego z wykonanych wyszukiwań nabywca otrzymuje unikalny identyfikator wyszukania, który jest oficjalnym potwierdzeniem dokonania sprawdzenia kontrahenta.

Dlaczego weryfikacja kontrahentów jest ważna?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do weryfikowania swoich kontrahentów i jako nabywcy mogą liczyć się z konsekwencjami, jeśli wykonane przez nich przelewy pójdą na rachunek bankowy nieznajdujący się na białej liście podatników VAT lub jeśli w ogóle nie wykonają weryfikacji przed zawarciem transakcji. W celu zabezpieczenia się przed taką sytuacją należy zawsze sprawdzać numery rachunków bankowych dla kontrahentów, z którymi nawiązywane są transakcje przekraczające kwotę 15 tysięcy złotych.

Weryfikację taką trzeba przeprowadzić dla nowych kontrahentów, ale dla własnego bezpieczeństwa warto sprawdzać regularnie także tych, z którymi pracuje się od dawna.

Co zrobić, jeśli rachunek podany przez kontrahenta nie będzie znajdował się w wykazie? Przede wszystkim sprawę należy wyjaśnić z kontrahentem przed dokonaniem płatności, nawet jeśli wyjaśnienia takie miałyby opóźnić terminowe dokonanie zapłaty. Jeśli jednak okaże się, że zapłata została wykonana na rachunek sprzedawcy, który nie widnieje w wykazie białej listy podatników VAT, sprawę taką należy zgłosić w formie zawiadomienia w terminie 3 dni do urzędu skarbowego sprzedawcy.

Sami sprzedawcy również powinni się zabezpieczyć i sprawdzić swoje dane na białej liście podatników, a w szczególności numery rachunków bankowych zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Kliknij aby skomentować

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Sprawdź również

Marketing internetowy

Kolejność wyników, jakie pokazuje wyszukiwarka Google po wpisaniu przez użytkownika określonego hasła czy zapytania, jest ustalana na podstawie algorytmów. Nikt poza Google nie zna...

Marketing internetowy

Prowadząc sklep internetowy i przygotowując podstrony kolejnych produktów, trzeba zadbać nie tylko o ich zdjęcia, poprawnie wyświetlającą się cenę czy dostępność rozmiarów. O ile...

IT

Wprowadzenie solidnego, rozbudowanego systemu płatności w sklepie internetowym to ułatwienie nie tylko dla firmy prowadzącej sklep, ale przede wszystkim dla jej klientów, którzy będą...

Domeny, hosting

Wybór hostingu dla tworzonej strony internetowej będzie kluczowy, jeśli chcemy żeby wszystko działało sprawnie. Dobry i szybki hosting gwarantuje, że strona będzie wczytywała się...