Media społecznościowe

Wyszukiwarka

Księgowość

Biała lista podatników – Jak wygląda weryfikacja kontrahenta za jej pomocą?

Ustawa z 1 września 2019 roku wprowadziła elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT nazywany białą listą podatników. Wraz z jej wprowadzeniem przedsiębiorcy zyskali możliwość odszukania informacji dotyczących swoich kontrahentów, w tym weryfikacji czy są oni zarejestrowani i jaki jest ich status jako podatnika VAT. Lista ma ułatwić weryfikację i pomóc uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca podejmuje transakcje ze znikającymi podatnikami VAT. Jak wygląda weryfikacja kontrahenta z pomocą białej listy podatników?

Białą lista podatników – co się w niej znajduje?

Biała lista podatników VAT to ogólnodostępna, darmowa baza danych zawierająca informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT przez naczelnika Urzędu Skarbowego oraz tych wykreślonych/przywróconych do rejestru VAT. Na liście znajdują się:

  • nazwa firmy lub imię i nazwisko podatnika,
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku (jeżeli został nadany),
  • status podmiotu,
  • numer REGON,
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,
  • adres siedziby (w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną),
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności,
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  • imię i nazwisko lub nazwę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
  • daty rejestracji,
  • odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
  • podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT oraz numery rachunków rozliczeniowych (rachunków firmowych).

Weryfikacja kontrahenta powinna odbywać się nie tylko w przypadku nawiązywania nowej współpracy, ale też przy wykonywaniu transakcji przekraczających wysokość 15 tys. złotych – sprawdzić należy w takim wypadku numer rachunku bankowego podany przez sprzedawcę i to, czy jest zgodny z białą listą.

Jak weryfikować kontrahentów na białej liście podatników?

Sprawdzenie statusu kontrahenta według białej listy podatników VAT może odbywać się z wykorzystaniem zewnętrznych programów, które łączą się z API udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Oprogramowania takie mają możliwość połączenia z białą listą i umożliwiają wyszukiwanie w dwóch wariantach:

  • metodzie search, gdzie uzupełnia się jedną informację o kontrahencie, np. NIP sprawdzanego kontrahenta oraz dzień, na jaki mają zostać wyświetlone informacje o podmiocie (w odpowiedzi dostajemy cały zakres danych z wykazu o podmiotach z zapytania), lub
  • metodzie check, gdzie uzupełnia się trzy informacje (NIP lub REGON, nr rachunku bankowego i data, na jaki dzień ma zostać udzielona odpowiedź, a w odpowiedzi otrzymuje „TAK” lub „NIE” oznaczające, że dany rachunek przypisany jest (lub nie jest) do numeru podmiotu wymienionego jako jedna z informacji.
Przykład weryfikacji kontrahenta z wykorzystaniem oprogramowania Melpe.

Przykład weryfikacji kontrahenta z wykorzystaniem oprogramowania Melpe.

Z białej listy podatników VAT można korzystać także z poziomu strony udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Na stronie uzupełnia się:

  • NIP,
  • fragment nazwy,
  • REGON,
  • numer rachunku bankowego,
  • dzień, na który ma zostać dokonane wyszukanie.

W przypadku każdego z wykonanych wyszukiwań nabywca otrzymuje unikalny identyfikator wyszukania, który jest oficjalnym potwierdzeniem dokonania sprawdzenia kontrahenta.

Dlaczego weryfikacja kontrahentów jest ważna?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do weryfikowania swoich kontrahentów i jako nabywcy mogą liczyć się z konsekwencjami, jeśli wykonane przez nich przelewy pójdą na rachunek bankowy nieznajdujący się na białej liście podatników VAT lub jeśli w ogóle nie wykonają weryfikacji przed zawarciem transakcji. W celu zabezpieczenia się przed taką sytuacją należy zawsze sprawdzać numery rachunków bankowych dla kontrahentów, z którymi nawiązywane są transakcje przekraczające kwotę 15 tysięcy złotych.

Weryfikację taką trzeba przeprowadzić dla nowych kontrahentów, ale dla własnego bezpieczeństwa warto sprawdzać regularnie także tych, z którymi pracuje się od dawna.

Co zrobić, jeśli rachunek podany przez kontrahenta nie będzie znajdował się w wykazie? Przede wszystkim sprawę należy wyjaśnić z kontrahentem przed dokonaniem płatności, nawet jeśli wyjaśnienia takie miałyby opóźnić terminowe dokonanie zapłaty. Jeśli jednak okaże się, że zapłata została wykonana na rachunek sprzedawcy, który nie widnieje w wykazie białej listy podatników VAT, sprawę taką należy zgłosić w formie zawiadomienia w terminie 3 dni do urzędu skarbowego sprzedawcy.

Sami sprzedawcy również powinni się zabezpieczyć i sprawdzić swoje dane na białej liście podatników, a w szczególności numery rachunków bankowych zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej).

Kliknij aby skomentować

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Sprawdź również

Biznes

Programy do fakturowania online to wygodne narzędzie, które ułatwia dziś wielu firmom prowadzenie własnej księgowości i kontrolowanie bieżących spraw finansowych. W małych i średnich...

Biznes

Home office to nie nowość. Niemniej jednak stan epidemii spowodował, że takie świadczenie pracy bardzo się upowszechniło i wygląda na to, że pod tym...

Marketing internetowy

Prowadząc sklep internetowy i przygotowując podstrony kolejnych produktów, trzeba zadbać nie tylko o ich zdjęcia, poprawnie wyświetlającą się cenę czy dostępność rozmiarów. O ile...

Marketing internetowy

Kolejność wyników, jakie pokazuje wyszukiwarka Google po wpisaniu przez użytkownika określonego hasła czy zapytania, jest ustalana na podstawie algorytmów. Nikt poza Google nie zna...