Media społecznościowe

Wyszukiwarka

Marketing internetowy

7 aplikacji do pracy zespołowej – jak skutecznie zarządzać projektami w teamie?

Aplikacje do pracy zespołowej

Zarządzanie pracą w zespole wymaga umiejętności planowania, rozdzielania zadań, ale też dostrzegania silnych stron poszczególnych członków zespołu dla osiągnięcia najlepszych efektów przy zachowaniu pełnej efektywności pracy. W dążeniu do optymalnego podziału obowiązków w zespole oraz dopilnowania, by wszystkie zadania zostały właściwie zrealizowane pomocne mogą okazać się liczne aplikacje ułatwiające kontakt i organizację teamu. Na które z nich warto zwrócić szczególną uwagę? Poznaj nasz TOP 7 aplikacji do pracy zespołowej.

Organizacja projektów i zadań zespołowych

Zarządzanie projektami, zadaniami i listami „to do” powinno być łatwe, czytelne i dostępne dla wszystkich członków zespołu uczestniczących w realizacji danego projektu. Pierwszą i zdecydowanie jedną z najpopularniejszych w tej kategorii aplikacji jest Trello – darmowe narzędzie online, z którym z łatwością podzielisz pracę zespołową i stworzysz listy oraz notatki dla wielu projektów jednocześnie.

  1. Trello

Każdy projekt w Trello może zostać podzielony na tablice, listy i karty, w obrębie których możliwe jest dodawanie opisów, komentarzy, list zadań do wykonania, terminów, załączników oraz etykiet ułatwiających zarządzanie poszczególnymi kartami. To wygodny schemat porządkowania projektów dający dość szerokie możliwości organizacji zadań oraz przekazywania ich do konkretnych członków zespołu. Zarówno tablice, jak i poszczególne listy oraz karty mogą być udostępnione wybranym członkom teamu lub wszystkim, obserwowane przez zainteresowanych i archiwizowane po zakończeniu realizacji projektu. Jako stosunkowo rozbudowane narzędzie, Trello jest zdecydowanie jedną z wygodniejszych i łatwiejszych w obsłudze propozycji na naszej liście.

Na jakie zalety zwracamy tu szczególną uwagę? Podział na tablice, listy i karty pozwala na tworzenie osobnych tablic projektowych dla różnych zleceń, klientów czy dużych projektów i ich podział na wiele mniejszych części. Trello jest dostępne online, z przeglądarki oraz aplikacji mobilnej, zupełnie za darmo. Co jednak najważniejsze z perspektywy użytkownika, każdy może tworzyć własne tablice (np. do prywatnych notatek czy organizacji prywatnych obowiązków), korzystać z dostępnych szablonów ułatwiających podział list i kart na poszczególne kategorie oraz zarządzać tablicami, które chce w danej chwili obserwować (także poprzez włączenie powiadomień o pojawiających się zmianach).

File:Trello logo.png - Wikimedia Commons

  1. Miro

Jeśli wyobrazimy sobie pracę zespołu w biurze i próbę organizacji zadań na bieżąco, jednym z centralnych punktów skupienia wszystkich członków zespołu będzie ustawiona na środku biała tablica z rozrysowanymi zadaniami, listami czy pomysłami projektów do wykonania. Miro to narzędzie oferujące tego typu tablicę w wersji online. Pomimo swojej prostoty, tablica okazuje się być bardzo funkcjonalna przy wszelkiego rodzaju burzach mózgów i próbach opracowania różnorodnych rozwiązań problemu. W przeciwieństwie do Trello oraz jemu podobnych narzędzi, które skupiały się przede wszystkim na notatkach tekstowych (z możliwością dodawania plików), Miro już na wstępie udostępnia możliwość dodawania na tablicy notatek, wykresów, rysunków i szkiców. W programie dostępne są szablony ułatwiające porządkowanie przygotowywanych na tablicy projektów i zadań oraz zapisywanie tablic tak, by w przeciwieństwie do standardowego środowiska biurowego nie było ryzyka wymazywania niektórych pomysłów.

Miro – Logos Download

Komunikacja w zespole

O istocie skuteczniej komunikacji w zespole nie trzeba przypominać – to w oparciu o nią powstają najlepsze projekty i to właśnie umiejętność porozumiewania się gwarantuje, że wszystkie zadania i terminy zostaną dopięte w odpowiednim czasie. W biurze typu open space komunikację można prowadzić dość swobodnie wyrażając swoje zdanie na forum, jednak wiele firm coraz częściej docenia możliwości jakie dają nowe technologie i porozumiewanie się członków zespołu poprzez komunikatory, bez zaburzania spokoju pracownikom, którzy nie muszą uczestniczyć w danym projekcie.

  1. Slack

Internetowy komunikator firmowy Slack zyskał w ostatnich latach ogromną popularność zarówno dzięki dostępności narzędzia w formie bezpłatnej oraz abonamentowej, ale także ze względu na swoją ogromną prostotę i wygodę obsługi. Choć z pozoru przypomina typowy, prosty komunikator, w praktyce posiada sporo ciekawych i rozbudowanych funkcji wspierających wielokanałową komunikację w firmie. Slack pozwala na tworzenie kanałów, dzięki którym rozmowy firmowe mogą zostać podzielone na kanały ogólne, dostępne dla wszystkich, oraz kanały prywatne, przypisane do konkretnych osób obsługujących dany projekt. Jeśli korzystasz z opcji płatnej, Slack daje możliwość dostępu do archiwum prowadzonych rozmów i poszukiwania konkretnych informacji w obrębie danego kanału.

Slack jako komunikator okazuje się często znacznie wygodniejszy, niż wymienianie wiadomości e-mail pomiędzy członkami zespołu, a jednocześnie buduje poczucie nieco większej swobody i zespołowej więzi niż oficjalne meile podpisywane firmową stopką. Z aplikacji można korzystać online, przez aplikację instalowaną na komputerze lub aplikację mobilną.

  1. Zoom/Skype/Webex Meetings

W czasach koronawirusa znacznie większą wagę zaczęto przykładać do rozwoju aplikacji do wideorozmów i wideokonferencji, przez co zaobserwowaliśmy bardzo szybki i dynamiczny wzrost popularności aplikacji Zoom. W firmowym środowisku stosuje się jednak równie często Skype czy bardziej profesjonalne Webex Meetings, które dzięki możliwości połączenia się z wieloma uczestnikami i współdzielenia ekranów pozwalają na łatwe porozumiewanie się i dzielenie materiałami niezbędnymi do wykonania projektu. Zdecydowaną zaletą aplikacji pozwalających na komunikację głosową i video jest szansa przekazania treści, które trudno wyrazić z pomocą zwięzłych i zorganizowanych notatek czy list. Korzystając z aplikacji takich jak Webex, Skype czy Zoom w połączeniu z wspomnianymi wcześniej Trello, Slackiem czy Miro, wspólna praca nad projektami nie powinna stanowić większych problemów, nawet gdy członkowie zespołu nie mogą spotkać się osobiście.

Współdzielenie plików

Kolejną kategorię aplikacji do pracy zespołowej wydzieliliśmy dla programów umożliwiających współdzielenie plików. Swobodna wymiana dokumentów, materiałów, grafik, filmów czy plików audio jest niezbędna w realizowaniu projektów zespołowych, a przekazywanie ich przez chmurę jest zdecydowanie bezpieczniejszym i łatwiejszym sposobem niż podawanie nośnika danych z plikami pomiędzy kolejnymi osobami w biurze.

  1. DropBox/Onedrive/Dysk Google

Współdzielenie plików

Opcji wirtualnego przekazywania i udostępniania plików jest na rynku kilka, choć DropBox, OneDrive i Dysk Google są zdecydowanie najpopularniejszymi i najczęściej wykorzystywanymi rozwiązaniami w środowiskach firmowych. Pliki przekazywane przez chmurę będą dostępne dla wszystkich użytkowników uprawnionych do ich odbierania, przez co łatwo przypisać konkretne foldery wyłącznie do członków zespołu pracującego nad danym projektem. Co więcej, programy tego typu umożliwiają automatyczną synchronizację plików z folderami na pulpicie komputera, co może znacząco ułatwić przesyłanie dokumentów między członkami zespołu. Zależnie od wybranej opcji (pakiety darmowe i płatne), wirtualne dyski mogą pomieścić duże pliki i pakiety dokumentów bez obaw o brak miejsca na dysku.

Narzędzia 3 w 1 – aplikacje, które mogą przydać się w pracy zespołowej

Potrzeba tworzenia tablic, list i notatek do poszczególnych zadań i projektów powinna iść w parze z osiągnięciem dobrej komunikacji pomiędzy członkami zespołu. Obecnie w sieci z łatwością znajdziemy narzędzia dedykowane z osobna do komunikacji, współdzielenia plików czy tworzenia planów i harmonogramów, ale często dobrym pomysłem są także te, które łączą w sobie funkcje wszystkich powyższych.

  1. HeySpace

Jako darmowa aplikacja do zarządzania projektami, HeySpace skutecznie łączy w sobie zalety Slacka i Trello. W programie otrzymamy dostęp do trzech tablic, paneli zespołów, pokojów (kanałów), czatu oraz kart z zadaniami, z pomocą których organizacja pracy w obrębie projektu staje się o wiele łatwiejsza i w pełni czytelna. Prowadzenie rozmów wewnątrz aplikacji umożliwia utworzenie zadań bezpośrednio z fragmentów konwersacji i czatów, co daje lepsze poczucie pracy w czasie rzeczywistym z całym zespołem. Dla wszystkich zadań dostępne są opcje ustawienia daty, przypisania członków zespołu, dodawania tagów i opisów, wstawiania załączników oraz uzupełniania komentarzy.

  1. Samepage

Listę praktycznych aplikacji do zarządzania pracą w zespole zamyka Samepage, które podobnie jak poprzednik łączy w sobie zalety wirtualnych tablic, komunikatorów i programów do udostępniania plików w chmurze. W aplikację wbudowano czat oraz opcję wideokonferencji, rozbudowaną tablicę do zarządzania zadaniami i listami oraz udostępniania plików i załączników w czasie rzeczywistym. Ideą stworzenia Samepage było wyeliminowanie konieczności przełączania się pomiędzy kolejnymi aplikacjami w trakcie pracy nad jednym projektem – twórcy wzięli wiele zalet dostępnych już programów do zarządzania projektami i wzbogacili je o aspekt współpracy w czasie rzeczywistym, idealny zarówno w pracy biurowej jak i zdalnej.

Dlaczego warto korzystać z tego typu rozwiązań?

Niezależnie od tego w jak dużym zespole pracujesz, jakie projekty realizujesz i jak ważne jest dotrzymywanie terminów realizacji poszczególnych zadań w ramach projektu, korzystanie z dostępnych narzędzi i aplikacji ułatwiających organizację zadań jest zdecydowanie jednym z lepszych sposobów na poprawę wydajności pracy. Wymienione na liście aplikacje to tylko kilka propozycji, które naszym zdaniem zasługują na uwagę i wspomagają codzienną pracę wielu zespołów, w tym także naszą. Czasy pandemii pokazały, że możliwości wirtualnej komunikacji i zdalnego zarządzania projektami umożliwiają płynną pracę i osiąganie celów nawet wtedy, gdy zespoły nie mogą spotykać się osobiście i realizować swoich zdań zgodnie z pierwotnymi założeniami.

Kliknij aby skomentować

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Sprawdź również

Biznes

Programy do fakturowania online to wygodne narzędzie, które ułatwia dziś wielu firmom prowadzenie własnej księgowości i kontrolowanie bieżących spraw finansowych. W małych i średnich...

Biznes

Home office to nie nowość. Niemniej jednak stan epidemii spowodował, że takie świadczenie pracy bardzo się upowszechniło i wygląda na to, że pod tym...

Marketing internetowy

Prowadząc sklep internetowy i przygotowując podstrony kolejnych produktów, trzeba zadbać nie tylko o ich zdjęcia, poprawnie wyświetlającą się cenę czy dostępność rozmiarów. O ile...

Marketing internetowy

Kolejność wyników, jakie pokazuje wyszukiwarka Google po wpisaniu przez użytkownika określonego hasła czy zapytania, jest ustalana na podstawie algorytmów. Nikt poza Google nie zna...