Świat realny jest tak ściśle połączony z tym wirtualnym i przenikają się one w niezwykle mocny sposób, że niekiedy trudno jest je od siebie rozdzielić. W sieci możemy już zrobić niemalże wszystko – od zakupów, umówienia się do lekarza, poprzez zdalną edukację, a na załatwieniu urzędowych spraw kończąc. Ekspansja środowiska sieciowego i jego stały rozwój sprawiają, że coraz więcej branż i firm przenosi się do sieci.
Zmiana otoczenia dotyczy nie tylko sposobów reklamy swoich usług lub produktów czy też nawet sprzedaży ich przez Internet. Jest to także tak ważna, a zarazem prozaiczna kwestia jak przechowywanie firmowej dokumentacji. Przeniesienie jej do chmury niesie za sobą szereg korzyści. Sprawdźmy które z narzędzi wybrać, aby móc wspomóc rozwój swojego przedsiębiorca.
Chmury, które są często i chętnie wybierane przez firmy
Wybór odpowiedniej chmury wymaga dokładnego namysłu. Należy uwzględnić zarówno aktualne, jak i przyszłe potrzeby. Atutem będzie szybka i nie generująca wysokich kosztów zmiana parametrów. Pojemność, bezpieczeństwo, system płatności – to główne czynniki, które biorą pod uwagę przedsiębiorcy. Istnieje kilka popularnych chmur, które są często wybierane przez firmy:
- Dysk Google – charakteryzuje się prostym i intuicyjnym interfejsem, jak i łatwością obsługi. Na początek firma otrzymuje 15 darmowych gigabajtów. Jeśli jednak potrzeba więcej miejsca, możliwe jest skorzystanie z kilku płatnych opcji – do nawet 30 TB.
- OneDrive – to rozwiązanie idealne dla firm, które pracują przy wykorzystaniu pakietu Microsoft Office, gdyż jest on w pełni kompatybilny z OneDrive’m. Zaletą jest wysoka prędkość działania.
- iCloud – jest w pełni zintegrowany z system macOS i iOS, co czyni go wyjątkowo prostym. Posiadacze Windowsa również mogą z niego korzystać. Użytkownik decyduje, które zasoby mają być automatycznie synchronizowane, dzięki czemu chmura jest niejako „szyta na miarę” użytkownika.
1. Łatwy dostęp do dokumentów
Pandemia koronawirusa uświadomiła wszystkim jak ważny jest szybki dostęp do dokumentów, boleśnie przekonali się o tym przedsiębiorcy, którzy byli zmuszeni przez rządowe przepisy do przejścia na zdalny tryb pracy. O ile w przypadku firm, które wdrożyły już wcześniej rozwiązania chmurowe nie stanowiło to większego problemu, o tyle w przypadku niechętnych do tego rozwiązania sporym wyzwaniem było zapewnienie płynnej działalności. Jest to niezwykle ważny aspekt, zwłaszcza w czasach niepewności wynikającej z dalszego niebezpieczeństwa związanego z pandemią koronawirusa.
Łatwa dostępność do dokumentów z każdego miejsca na ziemi, przy pomocy szyfrowanego połączenia lub innych zabezpieczeń pozwala także przedsiębiorcy na kontrolę dokumentacji nawet w trakcie służbowych wyjazdów lub urlopu.
Niesie to także inną korzyść – dokumenty dostępne w chmurze można łatwo i szybko przekazywać innym, oraz współpracować na nich w grupie. Wygenerowanie łącza do dokumentu w chmurze zajmuje kilka sekund, wiele programów oferuje nawet wysłanie gotowej wiadomości z zaproszeniem do współedytowania pliku. Z dokumentów zapisanych w chmurze można korzystać nawet bez połączenia z siecią – będąc w trybie offline, trzeba jednak otworzyć je w chwili, gdy mamy dostęp do sieci.
2. Większe bezpieczeństwo
Dokumenty przechowywane na dedykowanych środowiskowych urządzeniach sieciowych i serwerach. Stosowane są wielopoziomowe systemy kontroli dostępu. Możliwe jest stworzenie wirtualnej prywatnej sieci VLAN, zapór sieciowych, serwerów proxy, równoważenia obciążeń czy systemów do wykrywania włamań IDS/IPS. Celem jest odseparowanie zasobów firmy od sieci publicznej. Sieć VLAN pozwala natomiast administratorowi na zdefiniowanie jakie serwery i inne usługi sieciowe będą dostępne. Przypisanie komunikujących się ze sobą adresów IP, oraz odseparowanie od sieci publicznej i dostęp przy użyciu połączenia VPN zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
Zarządca danych ma także większe możliwości kontroli dostępu do dokumentów. Każdorazowe „wejście” do dokumentu jest odnotowane przez system.
3. Ograniczenie przestrzeni potrzebnych na magazynowanie wydrukowanych dokumentów
Oszczędność miejsca, to kolejna zaleta przechowywania dokumentów w chmurze. Wymogi prawa krajowego i międzynarodowego obciążają firmy obowiązkiem dokładnego przechowywania przez określony czas (trwający nie krócej niż kilka lat) wszystkich ważnych dokumentów. Archiwa często „pękają w szwach” a znalezienie potrzebnego dokumentu graniczy z cudem.
4. Optymalizacja kosztów
Korzystanie z chmury przynosi firmie oszczędności. Zmniejsza się liczba drukowanych dokumentów, nie ma możliwości szukania miejsca do ich przechowywania, a także mniejsza liczba osób jest zaangażowana w ich obieg, redagowanie i przechowywanie.
5. Troska o środowisko naturalne
Z poprzednich zalet wynika jeszcze jedna, niezwykle istotna i ceniona dziś korzyść – troska o środowisko naturalne. Rozwiązania chmurowe nie generują żadnych fizycznych odpadów. Bez wątpienia przechowywanie dokumentów w sieci pozwala na uniknięcie wielu zanieczyszczeń i redukcję śladu węglowego. Dzięki temu dokumentów nie trzeba drukować – oszczędza się drzewa i nie marnuje się tuszu, który tworzony jest ze środków chemicznych, które negatywnie oddziałują na środowisko.
6. Budowa wizerunku nowoczesnej firmy
Ostatnią zaletą korzystania z rozwiązań chmurowych jest możliwość „pochwalenia się” innowacyjnością, umiejętnym badaniem trendów na rynkach i dostrzeganiem potrzeb pracowników oraz klientów. Pozwala to na budowanie wizerunku nowoczesnej firmy otwartej na rozwiązania mogące usprawnić procesy.
