Media społecznościowe

Wyszukiwarka

Domeny, hosting

6 powodów dla których powinieneś przenieść firmowe dokumenty do chmury

Praca w chmurze

Świat realny jest tak ściśle połączony z tym wirtualnym i przenikają się one w niezwykle mocny sposób, że niekiedy trudno jest je od siebie rozdzielić. W sieci możemy już zrobić niemalże wszystko – od zakupów, umówienia się do lekarza, poprzez zdalną edukację, a na załatwieniu urzędowych spraw kończąc. Ekspansja środowiska sieciowego i jego stały rozwój sprawiają, że coraz więcej branż i firm przenosi się do sieci.

Zmiana otoczenia dotyczy nie tylko sposobów reklamy swoich usług lub produktów czy też nawet sprzedaży ich przez Internet. Jest to także tak ważna, a zarazem prozaiczna kwestia jak przechowywanie firmowej dokumentacji. Przeniesienie jej do chmury niesie za sobą szereg korzyści. Sprawdźmy które z narzędzi wybrać, aby móc wspomóc rozwój swojego przedsiębiorca.

Chmury, które są często i chętnie wybierane przez firmy

Wybór odpowiedniej chmury wymaga dokładnego namysłu. Należy uwzględnić zarówno aktualne, jak i przyszłe potrzeby. Atutem będzie szybka i nie generująca wysokich kosztów zmiana parametrów. Pojemność, bezpieczeństwo, system płatności – to główne czynniki, które biorą pod uwagę przedsiębiorcy. Istnieje kilka popularnych chmur, które są często wybierane przez firmy:

  • Dysk Google – charakteryzuje się prostym i intuicyjnym interfejsem, jak i łatwością obsługi. Na początek firma otrzymuje 15 darmowych gigabajtów. Jeśli jednak potrzeba więcej miejsca, możliwe jest skorzystanie z kilku płatnych opcji – do nawet 30 TB.
  • OneDrive – to rozwiązanie idealne dla firm, które pracują przy wykorzystaniu pakietu Microsoft Office, gdyż jest on w pełni kompatybilny z OneDrive’m. Zaletą jest wysoka prędkość działania.
  • iCloud – jest w pełni zintegrowany z system macOS i iOS, co czyni go wyjątkowo prostym. Posiadacze Windowsa również mogą z niego korzystać. Użytkownik decyduje, które zasoby mają być automatycznie synchronizowane, dzięki czemu chmura jest niejako „szyta na miarę” użytkownika.

Dane w chmurze

1. Łatwy dostęp do dokumentów

Pandemia koronawirusa uświadomiła wszystkim jak ważny jest szybki dostęp do dokumentów, boleśnie przekonali się o tym przedsiębiorcy, którzy byli zmuszeni przez rządowe przepisy do przejścia na zdalny tryb pracy. O ile w przypadku firm, które wdrożyły już wcześniej rozwiązania chmurowe nie stanowiło to większego problemu, o tyle w przypadku niechętnych do tego rozwiązania sporym wyzwaniem było zapewnienie płynnej działalności. Jest to niezwykle ważny aspekt, zwłaszcza w czasach niepewności wynikającej z dalszego niebezpieczeństwa związanego z pandemią koronawirusa.

Łatwa dostępność do dokumentów z każdego miejsca na ziemi, przy pomocy szyfrowanego połączenia lub innych zabezpieczeń pozwala także przedsiębiorcy na kontrolę dokumentacji nawet w trakcie służbowych wyjazdów lub urlopu.

Niesie to także inną korzyść – dokumenty dostępne w chmurze można łatwo i szybko przekazywać innym, oraz współpracować na nich w grupie. Wygenerowanie łącza do dokumentu w chmurze zajmuje kilka sekund, wiele programów oferuje nawet wysłanie gotowej wiadomości z zaproszeniem do współedytowania pliku. Z dokumentów zapisanych w chmurze można korzystać nawet bez połączenia z siecią – będąc w trybie offline, trzeba jednak otworzyć je w chwili, gdy mamy dostęp do sieci.

2. Większe bezpieczeństwo

Dokumenty przechowywane na dedykowanych środowiskowych urządzeniach sieciowych i serwerach. Stosowane są wielopoziomowe systemy kontroli dostępu. Możliwe jest stworzenie wirtualnej prywatnej sieci VLAN, zapór sieciowych, serwerów proxy, równoważenia obciążeń czy systemów do wykrywania włamań IDS/IPS. Celem jest odseparowanie zasobów firmy od sieci publicznej. Sieć VLAN pozwala natomiast administratorowi na zdefiniowanie jakie serwery i inne usługi sieciowe będą dostępne. Przypisanie komunikujących się ze sobą adresów IP, oraz odseparowanie od sieci publicznej i dostęp przy użyciu połączenia VPN zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

Zarządca danych ma także większe możliwości kontroli dostępu do dokumentów. Każdorazowe „wejście” do dokumentu jest odnotowane przez system.

Przechowywanie danych w chmurze

3. Ograniczenie przestrzeni potrzebnych na magazynowanie wydrukowanych dokumentów

Oszczędność miejsca, to kolejna zaleta przechowywania dokumentów w chmurze. Wymogi prawa krajowego i międzynarodowego obciążają firmy obowiązkiem dokładnego przechowywania przez określony czas (trwający nie krócej niż kilka lat) wszystkich ważnych dokumentów. Archiwa często „pękają w szwach” a znalezienie potrzebnego dokumentu graniczy z cudem.

4. Optymalizacja kosztów

Korzystanie z chmury przynosi firmie oszczędności. Zmniejsza się liczba drukowanych dokumentów, nie ma możliwości szukania miejsca do ich przechowywania, a także mniejsza liczba osób jest zaangażowana w ich obieg, redagowanie i przechowywanie.

5. Troska o środowisko naturalne

Z poprzednich zalet wynika jeszcze jedna, niezwykle istotna i ceniona dziś korzyść – troska o środowisko naturalne. Rozwiązania chmurowe nie generują żadnych fizycznych odpadów. Bez wątpienia przechowywanie dokumentów w sieci pozwala na uniknięcie wielu zanieczyszczeń i redukcję śladu węglowego. Dzięki temu dokumentów nie trzeba drukować – oszczędza się drzewa i nie marnuje się tuszu, który tworzony jest ze środków chemicznych, które negatywnie oddziałują na środowisko.

6. Budowa wizerunku nowoczesnej firmy

Ostatnią zaletą korzystania z rozwiązań chmurowych jest możliwość „pochwalenia się” innowacyjnością, umiejętnym badaniem trendów na rynkach i dostrzeganiem potrzeb pracowników oraz klientów. Pozwala to na budowanie wizerunku nowoczesnej firmy otwartej na rozwiązania mogące usprawnić procesy.

Kliknij aby skomentować

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Najnowsze

Księgowość

Umowa o pracę daje możliwość wynagradzania pracownika w różny sposób. Przepisy określają możliwość ustalenia z podwładnym systemu wynagradzania jego pracy. Tutaj do wyboru jest: stałe, godzinowe, akordowe lub...

Biznes

W Polsce coraz bardziej powszechne staje się zatrudnianie emerytów. Seniorzy podejmują pracę głównie po to, aby móc zyskać dodatkowe pieniądze. Wiele firm chętnie zatrudnia osoby starsze....

Prawo

Każdy pracodawca, w szczególności ten, który łamie prawa pracownika może liczyć się z kontrolą przeprowadzoną przez Państwową Inspekcję Pracy. Obecność inspektora może być rutynowa lub wynikać ze złożonej skargi....

Marketing internetowy

Tworzenie treści jest podstawą istnienia obecnego internetu. Sieć służy dziś do szukania i weryfikacji informacji, konsumowania i dzielenia się rozrywką, inicjowania i budowania relacji czy robienia zakupów na odległość. Bez contentu...

Marketing internetowy

CMS oznacza system zarządzania treścią. To oprogramowanie umożliwia utworzenie, prowadzenie, aktualizację i rozbudowanie własnej strony internetowej. Istotne jest, że system CMS nie wymaga znajomości programowania, a stworzenie własnej witryny...

Kontrakt B2B to rodzaj współpracy pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Jeden z nich świadczy swoje usługi na rzecz drugiego zgodnie z zapisami w umowie. Takie rozwiązanie niesie za sobą sporo korzyści, ale ma też...

Sprawdź również

Jednym z dokumentów księgowych przedsiębiorstw jest nota obciążeniowa. Księgowanie noty obciążeniowej, uznaniowej lub obciążeniowo-uznaniowej pozwala między innymi na dokumentowanie nieopodatkowanych transakcji. Chociaż często możliwa jest korekta...

Księgowość

Nievatowcy, zwolnieni z obowiązku opodatkowania sprzedaży, mogą posługiwać się w rozliczeniach rachunkami lub wystawiać faktury sprzedażowe, w szczególności w ramach sprzedaży na rzecz firm lub na żądanie nabywcy. Ze względu na korzystanie...

Biznes

Inwestowanie swoich pieniędzy to jeden z szybszych sposobów na pomnożenie swoich oszczędności. Nic zatem dziwnego, że coraz więcej Polaków inwestuje nadwyżki. Jednak dla osób, które nigdy wcześniej nie miały...

IT

Czy wiesz, że jeśli reklamujesz swój biznes za pomocą portali społecznościowych, takich jak LinkedIn, Facebook, czy też Google, obowiązuje Cię od tego podatek? Do 31 marca każdego roku przedsiębiorcy mają...

Topowe tematy

Marketing partyzancki | jednoosobowa działalność gospodarcza | zasady tworzenia stron internetowych | platformy e-commerce | cele reklamy | ranking hostingu | program do wystawiania faktur online | księgowość w małej firmie | kiedy wystawić fakturę | linki afiliacyjne | copywriter praca | rodzaje reklam linkedin | faktura proforma | faktura korygująca | Brand Hero | szkolenia motywacyjne