Media społecznościowe

Wyszukiwarka

Domeny, hosting

6 powodów dla których powinieneś przenieść firmowe dokumenty do chmury

Praca w chmurze

Świat realny jest tak ściśle połączony z tym wirtualnym i przenikają się one w niezwykle mocny sposób, że niekiedy trudno jest je od siebie rozdzielić. W sieci możemy już zrobić niemalże wszystko – od zakupów, umówienia się do lekarza, poprzez zdalną edukację, a na załatwieniu urzędowych spraw kończąc. Ekspansja środowiska sieciowego i jego stały rozwój sprawiają, że coraz więcej branż i firm przenosi się do sieci.

Zmiana otoczenia dotyczy nie tylko sposobów reklamy swoich usług lub produktów czy też nawet sprzedaży ich przez Internet. Jest to także tak ważna, a zarazem prozaiczna kwestia jak przechowywanie firmowej dokumentacji. Przeniesienie jej do chmury niesie za sobą szereg korzyści. Sprawdźmy które z narzędzi wybrać, aby móc wspomóc rozwój swojego przedsiębiorca.

Chmury, które są często i chętnie wybierane przez firmy

Wybór odpowiedniej chmury wymaga dokładnego namysłu. Należy uwzględnić zarówno aktualne, jak i przyszłe potrzeby. Atutem będzie szybka i nie generująca wysokich kosztów zmiana parametrów. Pojemność, bezpieczeństwo, system płatności – to główne czynniki, które biorą pod uwagę przedsiębiorcy. Istnieje kilka popularnych chmur, które są często wybierane przez firmy:

  • Dysk Google – charakteryzuje się prostym i intuicyjnym interfejsem, jak i łatwością obsługi. Na początek firma otrzymuje 15 darmowych gigabajtów. Jeśli jednak potrzeba więcej miejsca, możliwe jest skorzystanie z kilku płatnych opcji – do nawet 30 TB.
  • OneDrive – to rozwiązanie idealne dla firm, które pracują przy wykorzystaniu pakietu Microsoft Office, gdyż jest on w pełni kompatybilny z OneDrive’m. Zaletą jest wysoka prędkość działania.
  • iCloud – jest w pełni zintegrowany z system macOS i iOS, co czyni go wyjątkowo prostym. Posiadacze Windowsa również mogą z niego korzystać. Użytkownik decyduje, które zasoby mają być automatycznie synchronizowane, dzięki czemu chmura jest niejako „szyta na miarę” użytkownika.

Dane w chmurze

1. Łatwy dostęp do dokumentów

Pandemia koronawirusa uświadomiła wszystkim jak ważny jest szybki dostęp do dokumentów, boleśnie przekonali się o tym przedsiębiorcy, którzy byli zmuszeni przez rządowe przepisy do przejścia na zdalny tryb pracy. O ile w przypadku firm, które wdrożyły już wcześniej rozwiązania chmurowe nie stanowiło to większego problemu, o tyle w przypadku niechętnych do tego rozwiązania sporym wyzwaniem było zapewnienie płynnej działalności. Jest to niezwykle ważny aspekt, zwłaszcza w czasach niepewności wynikającej z dalszego niebezpieczeństwa związanego z pandemią koronawirusa.

Łatwa dostępność do dokumentów z każdego miejsca na ziemi, przy pomocy szyfrowanego połączenia lub innych zabezpieczeń pozwala także przedsiębiorcy na kontrolę dokumentacji nawet w trakcie służbowych wyjazdów lub urlopu.

Niesie to także inną korzyść – dokumenty dostępne w chmurze można łatwo i szybko przekazywać innym, oraz współpracować na nich w grupie. Wygenerowanie łącza do dokumentu w chmurze zajmuje kilka sekund, wiele programów oferuje nawet wysłanie gotowej wiadomości z zaproszeniem do współedytowania pliku. Z dokumentów zapisanych w chmurze można korzystać nawet bez połączenia z siecią – będąc w trybie offline, trzeba jednak otworzyć je w chwili, gdy mamy dostęp do sieci.

2. Większe bezpieczeństwo

Dokumenty przechowywane na dedykowanych środowiskowych urządzeniach sieciowych i serwerach. Stosowane są wielopoziomowe systemy kontroli dostępu. Możliwe jest stworzenie wirtualnej prywatnej sieci VLAN, zapór sieciowych, serwerów proxy, równoważenia obciążeń czy systemów do wykrywania włamań IDS/IPS. Celem jest odseparowanie zasobów firmy od sieci publicznej. Sieć VLAN pozwala natomiast administratorowi na zdefiniowanie jakie serwery i inne usługi sieciowe będą dostępne. Przypisanie komunikujących się ze sobą adresów IP, oraz odseparowanie od sieci publicznej i dostęp przy użyciu połączenia VPN zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

Zarządca danych ma także większe możliwości kontroli dostępu do dokumentów. Każdorazowe „wejście” do dokumentu jest odnotowane przez system.

Przechowywanie danych w chmurze

3. Ograniczenie przestrzeni potrzebnych na magazynowanie wydrukowanych dokumentów

Oszczędność miejsca, to kolejna zaleta przechowywania dokumentów w chmurze. Wymogi prawa krajowego i międzynarodowego obciążają firmy obowiązkiem dokładnego przechowywania przez określony czas (trwający nie krócej niż kilka lat) wszystkich ważnych dokumentów. Archiwa często „pękają w szwach” a znalezienie potrzebnego dokumentu graniczy z cudem.

4. Optymalizacja kosztów

Korzystanie z chmury przynosi firmie oszczędności. Zmniejsza się liczba drukowanych dokumentów, nie ma możliwości szukania miejsca do ich przechowywania, a także mniejsza liczba osób jest zaangażowana w ich obieg, redagowanie i przechowywanie.

5. Troska o środowisko naturalne

Z poprzednich zalet wynika jeszcze jedna, niezwykle istotna i ceniona dziś korzyść – troska o środowisko naturalne. Rozwiązania chmurowe nie generują żadnych fizycznych odpadów. Bez wątpienia przechowywanie dokumentów w sieci pozwala na uniknięcie wielu zanieczyszczeń i redukcję śladu węglowego. Dzięki temu dokumentów nie trzeba drukować – oszczędza się drzewa i nie marnuje się tuszu, który tworzony jest ze środków chemicznych, które negatywnie oddziałują na środowisko.

6. Budowa wizerunku nowoczesnej firmy

Ostatnią zaletą korzystania z rozwiązań chmurowych jest możliwość „pochwalenia się” innowacyjnością, umiejętnym badaniem trendów na rynkach i dostrzeganiem potrzeb pracowników oraz klientów. Pozwala to na budowanie wizerunku nowoczesnej firmy otwartej na rozwiązania mogące usprawnić procesy.

Kliknij aby skomentować

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Sprawdź również

Księgowość

Nievatowcy, zwolnieni z obowiązku opodatkowania sprzedaży, mogą posługiwać się w rozliczeniach rachunkami lub wystawiać faktury sprzedażowe, w szczególności w ramach sprzedaży na rzecz firm...

Księgowość

Jednym z dokumentów księgowych przedsiębiorstw jest nota obciążeniowa. Księgowanie noty obciążeniowej, uznaniowej lub obciążeniowo-uznaniowej pozwala między innymi na dokumentowanie nieopodatkowanych transakcji. Chociaż często możliwa...

Biznes

Inwestowanie swoich pieniędzy to jeden z szybszych sposobów na pomnożenie swoich oszczędności. Nic zatem dziwnego, że coraz więcej Polaków inwestuje nadwyżki. Jednak dla osób,...

Biznes

Rola copywritera w marketingu internetowym jest nieoceniona. Odpowiadając za słowo copywriter potrafi zdefiniować całą kampanię i stworzyć treści, które nie tylko sprzedają,lecz także tworzą...

Topowe tematy

Marketing partyzancki | jednoosobowa działalność gospodarcza | zasady tworzenia stron internetowych | platformy e-commerce | cele reklamy | ranking hostingu | program do wystawiania faktur online | księgowość w małej firmie | kiedy wystawić fakturę | linki afiliacyjne | copywriter praca | rodzaje reklam linkedin | faktura proforma | faktura korygująca | Brand Hero | szkolenia motywacyjne