Praca zdalna jest codziennością dla wielu programistów, copywriterów czy grafików, ale teraz, ze względu na epidemię, coraz więcej osób musi nauczyć się pracować z zacisza własnego domu. Z pozoru łatwe zadanie – komputer w domu daje swobodę, jakiej nie zapewni biuro. Niestety, w praktyce trudne może okazać się nie tylko utrzymanie skupienia przez 8 godzin, ale też znalezienie narzędzi ułatwiających sprawną pracę zdalną i komunikację z całym zespołem. Potrzebujesz pomocy? Sprawdź 5 aplikacji przydatnych w pracy zdalnej.
Zarządzanie projektami – Trello
Praca zdalna wymaga doskonałej organizacji zadań, zarówno w obrębie własnych zleceń jak i organizacji pracy całej firmy. Najłatwiejszym narzędziem do monitorowania zadań i rozdzielania pracy zdaje się być Trello – aplikacja dająca dostęp do tablic, list zadań i kart Trello, które można przypisać określonym projektom. W ramach każdego projektu użytkownicy zaproszeni do karty i jej edycji mogą dodawać komentarze, uzupełniać załączniki, ustawiać powiadomienia. Jeśli tablice zostaną rozplanowane w sposób czytelny i każdy z pracowników będzie wiedział jak skutecznie się po nich poruszać, koordynowanie pracy całego zespołu pracującego zdalnie okaże się wyjątkowo proste.
Przykład użycia Trello.
Wiele firm korzysta z tej aplikacji nawet w trakcie pracy w biurze – to jak wirtualny notes, kalendarz i tablica zleceń w jednym, utrzymujące wszystkie zadania w ryzach.
Trello można zsynchronizować z wieloma urządzeniami oraz innymi aplikacjami. Aplikacja jest bezpłatna w wersji podstawowej, ale można poszerzyć ją o dodatkowe funkcje za opłatę miesięczną w granicach od 9,99 do 20,83 dolara miesięcznie.
Komunikacja z zespołem – Microsoft Teams
Komunikatory pozwalające na prowadzenie rozmów w formie chatu i wideokonferencji są niezastąpione w przypadku zespołów, które muszą pracować zdalnie i w dalszym ciągu utrzymywać miedzy sobą stały kontakt. Aplikacje takie jak Microsoft Teams zostały przystosowane do obsługi potrzeb biznesowych, oferując nie tylko rozmowy tekstowe i wideokonferencje, ale też przesyłanie plików i dokumentów, planowanie spotkań i rozmów czy zapraszanie do rozmowy określonych osób. Aplikacja działa na podobnej zasadzie jak Skype, Google Hangouts czy popularny ostatnio Zoom – wybór odpowiedniej to kwestia znalezienia aplikacji z funkcjami, które najbardziej odpowiadają działalności Twojej firmy.
Komunikacja tekstowa – Slack
O ile przy wideokonferencjach aplikacje takie jak Microsoft Teams, Google Hangouts czy Skype mogą być niezbędne, nie ma obecnie częściej wykorzystywanego komunikatora firmowego niż Slack. Aplikacja jest bezpłatna dla małych zespołów, które chcą ją przetestować i nie przejmują się ograniczoną pamięcią historii wiadomości, ale można oczywiście wykupić dostęp do rozszerzonej wersji Slacka w cenie od 6,67 dol. do 12,50 dolara miesięcznie za osobę.
Slack umożliwia rozmowy grupowe, tworzenie kanałów i „pokojów rozmów”, w których można pracować nad danym zagadnieniem czy zleceniem, a także prowadzenie konwersacji prywatnych pomiędzy pracownikami należącymi do danego kanału.
Aplikacja Slack jest wyjątkowo intuicyjna i jej obsługa nie różni się od pracy z tradycyjnymi komunikatorami używanymi na co dzień. Możliwości Slack są jednak znacznie większe, niż dla typowego Messengera czy Gadu Gadu. Slack posiada wtyczki, które dają możliwość zgłaszania urlopów, pozwala przypisać domenę firmy do adresu, pod którym użytkownicy logują się do systemu, przeprowadzić ankietę, załączać pliki i obrazki czy integrować aplikację z systemami zewnętrznymi niezbędnymi w pracy. Slack daje też możliwość wyciszania i dostosowywania powiadomień do swoich preferencji. Ciekawą funkcją wbudowaną w aplikację są boty, które mogą przypominać o zadaniach do zrobienia lub informować o tym, że dany użytkownik jest w danym momencie niedostępny i nie otrzymuje powiadomień.
Google Drive – sposób na współdzielenie dokumentów
Bezpieczne rozwiązania chmurowe do przechowywania, wymiany, tworzenia i udostępniania dokumentów będą w czasie pracy zdalnej niezwykle ważne. Sprawę można załatwić oczywiście meilowo, ale przy sytuacji, w której cała firma działa zdalnie, jest to zupełnie niepraktyczne. Wysoką efektywność działania, a przy tym wiele niezbędnych funkcji oferuje m.in. Google Drive. Dostępny przez przeglądarki internetowe, ale też jako aplikacja na smartfony, Google Drive daje dostęp do wszystkich danych i plików z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do sieci. Aplikacja daje możliwość współdzielenia dokumentów, ich tworzenia, a także śledzenia zmian w czasie rzeczywistym.
Sprawdzone alternatywy dla Google Drive to m.in. Microsoft OneDrive dla firm, w pełni kompatybilny z aplikacjami Word, Excel i PowerPoint, a także Dropbox Business z szyfrowaniem połączenia 256-bitowym kluczem AES i SSL/TLS gwarantującym wysoką poufność i bezpieczeństwo dokumentów firmowych.
Zdalna pomoc IT
Pracując w biurze zdarza się konieczność sięgnięcia po pomoc zespołu IT. Przy pracy zdalnej zadanie to jest nieco utrudnione, ale o ile komputer pracownika działa i może być podłączony do sieci, rozwiązaniem problemu może być aplikacja TeamViewer. Narzędzie pozwala na udzielanie zdalnej pomocy na komputerze drugiego użytkownika, dając szansę zespołowi działu technicznego na dostęp do komputerów firmowych i ich naprawę bądź instalację oprogramowania z poziomu własnego sprzętu. Co ważne, TeamViewer może być zainstalowany wszędzie, dzięki czemu pracownicy mogą korzystać w domu zarówno ze sprzętu służbowego, jak i prywatnego.
Aplikacje do pracy zdalnej dopasuj do potrzeb i użytkowników
Aplikacji, które mogą przydać się podczas pracy zdalnej jest oczywiście znacznie więcej. Ich wykorzystanie będzie zależało przede wszystkim od charakteru pracy, jaką wykonuje zespół i potrzeb poszczególnych użytkowników. Pewne jest jednak, że z dostępem do sieci i kilku prostych, darmowych narzędzi, praca zdalna nie powinna być tak straszna, jak może się wydawać.
