Programy do fakturowania online to wygodne narzędzie, które ułatwia dziś wielu firmom prowadzenie własnej księgowości i kontrolowanie bieżących spraw finansowych. W małych i średnich firmach nie zawsze opłaca się zatrudniać księgowego odpowiedzialnego za wystawianie faktur i rachunków, sprawdzanie kontrahentów i rozliczanie sprzedaży. Wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy biura rachunkowego, raz w miesiącu przesyłając mu wszystkie niezbędne dokumenty i rozliczenia. Aby nie popełnić błędu przy samodzielnym wystawianiu faktur warto korzystać ze sprawdzonych narzędzi. Programy do fakturowania online to znacznie lepsze rozwiązanie, niż wystawianie dokumentów tworzonych w Excelu.
Spis treści
Jak wybrać program do fakturowania?
Chcąc skorzystać z możliwości, jakie dają programy do obsługi faktur i dokumentów sprzedaży warto na początek sprawdzić dostępne rozwiązania i zadecydować jakie funkcje będą dla nas absolutnie niezbędne. Większość programów opiera się o ten sam zestaw funkcji podstawowych, oferując dodatkowo wachlarz rozszerzeń dostosowanych do potrzeb różnych firm. Zdecydowaną zaletą tych dostępnych online jest ich brak ograniczeń – programy działają na każdym urządzeniu z dostępem do sieci, a nie są ograniczone do jednego komputera z licencją jak wcześniej, w przypadku programów instalowanych lokalnie.
Programy do fakturowania online oferują między innymi:
- Możliwość wystawiania faktur i innych dokumentów sprzedażowych, w tym faktur MPP, paragonów, faktur do paragonów, faktur zaliczkowych i faktur pro forma,
- Dostęp do białej listy podatników VAT,
- Możliwość zaciągania i weryfikacji danych kontrahentów z bazy GUS,
- Możliwość przesyłania faktur do kontrahenta bezpośrednio z poziomu programu do fakturowania,
Wiele programów uruchamia dodatkowo dostęp do systemu CRM służącego do organizacji i planowania pracy działu sprzedaży, współpracuje z różnymi systemami płatności elektronicznych czy ułatwia windykację nieopłaconych faktur, automatycznie przypominając o ich terminach kontrahentowi. Programy online są bezpieczne, sprawne, a w wielu wariantach również darmowe z pewnym limitem faktur miesięcznie. Który z nich wybrać? Sprawdź najlepsze programy dostępne obecnie na rynku i wybierz funkcjonalność odpowiadającą Twoim oczekiwaniom.
Ranking programów do fakturowania
1. Melpe
Link do strony: https://melpe.pl/
Nowy, ale solidny gracz na rynku programów do fakturowania to Melpe – system do obsługi faktur i dokumentów sprzedaży w małej i średniej firmie. Abonament wynosi tu 6 zł netto miesięcznie i obejmuje nielimitowane wystawianie faktur i dokumentów sprzedażowych, dostęp do bazy GUS(dzięki temu dane kontrahenta zostaną uzupełnione przez program po wpisaniu numeru NIP), białej listy podatników VAT z automatyczną weryfikacją kontrahenta oraz CRM.
Nie można też zapomnieć o tym, że Melpe jest dostosowane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment)
W programie można wystawić szereg dokumentów związanych z zakupem i sprzedażą, a także dokumentów rozrachunkowych. Sekcja rozrachunki posiada też funkcję windykacyjną – możliwe jest ustawienie, aby nabywcy otrzymywali powiadomienie o płatności odpowiednio przed lub po terminie wskazanym na fakturze.
Kolejną funkcjonalnością Melpe, która nie jest często spotykana w programach do fakturowania, jest możliwość generowania umów o wypożyczenie sprzętu. Program daje możliwość prowadzenia listy posiadanego sprzętu z podziałem na rodzeje (urządzenie, pojazd, samochód), a także ułatwia monitorowanie, w jakim czasie sprzęt pozostanie u najemcy – okresy wypożyczenia pokazują się w kalendarzu.
Oprócz tego, że w Melpe można wygenerować szereg dokumentów, koniecznych do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, to jeszcze można z poziomu programu wysłać je do kontrahenta. Jest to bardzo wygodne, ponieważ nie trzeba ich wcześniej pobierać na dysk urządzenia.
Inną istotną opcją jest to, że administrator danego przedsiębiorstwa, może nadać uprawnienia do dostępu do jego panelu innym użytkownikom. Nie muszą to być jedynie poracownicy danej jednostki, ale również np. zewnętrzne biura rachunkowe. Należy zauważyć, że jest możliwość udostępnienia zarówno wszystkich, jak i tylko wybranych sekcji-dzięki temu, osoby odpowiedzialne za dane rzeczy, nie będą sobie przeszkadzały.
Program jest łatwy w obsłudze, intuicyjny i stale wspierany przez zespół doradców gotowych do udzielenia pomocy telefonicznie i drogą mailową. Strona jest obsługiwana przez każde urządzenie, także mobilne, a sam program pozwala na obsługę wielu firm w ramach jednego konta użytkownika.
Zrzut ekranu z programu do fakturowania Melpe.
2. ING Księgowość
Link do strony: https://www.ingksiegowosc.pl/
Co prawda ING Księgowość na rynku funkcjonuje już parę lat, jednak dopiero w tym roku zaproponowali swoją usługę również klientom, którzy nie posiadają rachunku w ING Banku.
Dotychczas zaufało im już ponad 100 000 firm.
ING Księgowość to jeden z najbardziej intuicyjnych serwisów ułatwiających prowadzenie biznesu. Udostępnia praktycznie wszystkie moduły, które są niezbędne do prowadzenia biznesu: fakturowania, magazynu, księgowości (KPiR i ryczałt) oraz Kadr i płac.
Aplikacja jest otwarta na każdą formę prawną prowadzenia firmy – jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne, jawne, z .o.o. czy komandytowe.
ING postawiło na intuicyjność, w której odnajdzie się każdy klient. Serwis pozwala na generowanie faktur sprzedażowych oraz wprowadzania faktur kosztowych w formie skanów czy plików .pdf – aplikacja potrafi automatycznie odczytać treść z wprowadzonych dokumentów. Istnieje również możliwość prowadzenia samodzielnie księgowości, w ramach której można z łatwością zaksięgować wszystkie dokumenty jednocześnie oraz wygenerować i wysłać deklaracje podatkowe do US, a także prowadzić amortyzację środków trwałych oraz kilometrówkę. Wszystko to można zrobić na komputerze oraz telefonie, korzystając z aplikacji mobilnej ING Office.
ING Księgowość jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla nowych przedsiębiorców, stawiających pierwsze kroki w prowadzeniu własnego biznesu. Firmy z dłuższym stażem również znajdą w niej przydatne narzędzie, pomagające zarządzać i porządkować sprawy księgowe.
Warto skorzystać z aktualnych promocji ING Księgowość, bo niewątpliwie są one jednymi z najkorzystniejszych na rynku:
- Fakturowanie za 0 zł z gwarancją ceny przez 2 lata,
- Samodzielna Księgowość za 1 zł przez 3 miesiące,
W ramach promocji przez 3 miesiące za 1 zł otrzymujesz się dostęp na moduły: fakturowanie, magazyn, księgowość oraz kadry i płace – oszczędzając 119 zł.Wystarczy, że poprosisz o kod dzwoniąc na infolinię ING Księgowość – (32) 357 88 77.
Więcej informacji znajdziesz na stronie ING Księgowość.
3. Faktura XL
Faktura XL jest programem dostępnym w wersji darmowej lub abonamentowej, przy czym za darmo otrzymujemy możliwość wystawienia 10 faktur miesięcznie. W programie udostępniono wszystkie podstawowe funkcje niezbędne przy wystawianiu faktur i dokumentów sprzedaży, w tym pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS-u przez nr NIP, REGON, lub KRS, weryfikację kontrahenta na białej liście podatników VAT, opcję poprawiania danych na wystawionej już fakturze i dostęp do edycji szablonów faktury.
Faktury wystawiane przez Faktura XL są zintegorwane z systemami płatności PayU, Przelewy24, PayPal i mogą być wystawiane w dowolnej walucie i wersji dwuwalutowej, w 7 wersjach językowych. To szczególnie wygodne dla firm, które współpracują z kontrahentami międzynarodowymi i oczekują od swojego programu pełnego wsparcia sprzedaży.
4. InFakt
InFakt to rozbudowany program do fakturowania i obsługa księgowa w jednym. W cenie 12 zł miesięcznie możliwe jest korzystanie nie tylko z funkcji podstawowych programów do fakturowania, ale też z pomocy bezpośredniego kontaktu z zespołem księgowym i technicznym wspomagającym pracę Twojej firmy. InFakt oferuje dostęp do programu z poziomu przeglądarki oraz dedykowanej aplikacji, obsługuje faktury w języku polskim i angielskim, i co najważniejsze, daje możliwość fakturowania w obcych walutach i różnych formatach dokumentów sprzedaży.
5. Fakturownia
Kolejny program z opcją obsługi poza abonamentem to Fakturownia, w ramach której otrzymujemy dostęp do 3 faktur miesięcznie (lub w abonamencie, bez limitu faktur). Program obsługuje faktury i popularne dokumenty sprzedażowe, daje dostęp do bazy kontrahentów w GUS i wyszukiwania na podstawie numerów NIP, REGON lub KRS, obsługuje automatyczne systemy płatności elektronicznych i współpracuje z dedykowaną aplikacją na iOS i Android.
Możliwości personalizacji faktur z pomocą Fakturowania są ułatwione dzięki opcji edycji szablonów i dodawania własnych elementów graficznych, w tym np. logo czy pieczęci firmowej. W razie jakichkolwiek problemów z jego obsługą, na stronie internetowej programu dostępny jest suport działający w formie linii telefonicznej, e-mail i czatu.
6. iFirma
Czołową piątkę programów do fakturowania dostępnych online i gwarantujących najwięcej opcji obsługi faktur jest iFirma, dostępna w wersji darmowej i abonamentowej. Mali przedsiębiorcy wystawiający miesięcznie do 10 faktur mogą z powodzeniem korzystać z darmowej wersji programu, uzyskując dostęp do wszystkich opcji, w tym dostępu do danych kontrahentów w bazie GUS, wystawiania faktur w obcych walutach, czy poprawiania wystawionych już faktur w razie pojawienia się błędów. Dzięki dostępnej aplikacji mobilnej, z programu iFirma można korzystać z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym – jak w przypadku wszystkich programów online nie ma tu ograniczenia do jednego komputera firmowego z wykupioną licencją.
Jaki program do fakturowania wybrać?
Program do fakturowania to skuteczny i tani sposób na zarządzanie fakturami i sprzedażą w firmie. Warto włączyć go do użytku już na początku swojej działalności i korzystać z ułatwień, jakie oferuje bez względu na to, czy miesięcznie wystawiasz jedną, 5 czy 50 faktur. Z tak usprawnioną organizacją dokumentów nie musisz obawiać się, że sprzedaż zostanie błędnie zafakturowana i zaksięgowana, a dokumenty zagubione w natłoku innych spraw i formalności.
Aby wybrać odpowiedni program do fakturowania, należy precyzyjnie określić potrzeby swojego przedsiębiorstwa. Gdy jest ono małe lub średnie to nie warto inwestować w licencje na pakiety bardzo rozpudowanych programów, dlatego, że ich fukncjonalności nie zostaną w pełni wykorzystane, przez co koszty będą nieproporcjonalne do potrzeb. Dla takich firm najlepsze są programy do fakturowania online (np. Melpe), które również posiadają szereg możliwości, ale nie są bardzo rozpudowanymi, często trudnymi w obsłudze „machinami”.
Co więcej, takie rozbudowane pakiety programów, często nie posiadają bardzo przydatnej, a niekiedy wręcz koniecznej funkcji-możliwości wystawienia dokumentów w językach obcych. W dobie globalizacji i powszechności handlu międzynarodowego jest to bardzo istotne ułatwienie.
Kolejną rzeczą, na którą bezwzględnie trzeba zwrócić uwagę, jest dostosowanie programu do obowiązującego prawa. Licencjonowane programy, które ściąga się na dysk urządzenia, często wymagają wizyty informatyka, w celu zainstalowania aktualizacji, dostosowującej program do zmain w prawie. Programy online najczęściej automatycznie aktualizują się w tle, dzięki czemu użytkownicy mogą być spokojni i pewni tego, że program z którego korzystają jest „na czasie” z obowiązującym prawem.
Dobry program do fakturowania powinien łączyć w sobie wymienione cechy i funkcjonalności, zachowując przy tym czytelność i prostotę obsługi. Program Melpe bez wątpienia spełnia wszystkie, najważniejsze kryteria. Posiada też wiele innych cech i funkcjonalności, o których można przeczytać na jego stronie internetowej www.melpe.pl
Wystawianie faktur online – Najczęściej zadawane pytania
Przedsiębiorcy, będący na etapie wyboru odpowiedniego programu do fakturowania, często szukają odpwiedzi na swoje pytania i wątpliwości np. na forach internetowych. Poniżej znajduje się zestawienie pytań, które padają najczęściej, wraz z odpowiedziami, które bardzo ułatwią wybranie odpowiedniego programu i rozwieją wiele wątpliwosci.
1. Czy w programach do fakturowania powinny być dostępne do wygenerowania wyłącznie faktury?
Pomimo tego, że program do fakturowania służy głównie do wystawiania faktur, to powinien dawać też możliwość wystawienia innych dokumentów, np. asygnata KP (kasa przyjmie).
2. Transakcje z kontrahentami zagranicznymi a program do fakturowania? Jak program powinien je ułatwiać?
Program do fakturowania powinien dawać możliwość wystawiania dokumentów w innym języku i innej walucie niż język i waluta kraju, w którym jednostka prowadzi działalność gospodarczą. Oprócz tego powinien automatycznie przeliczać kwoty w innych walutach na walutę danego przedsiębiorstwa.
3. Czy program do fakturowania zawsze trzeba instalować na dysku urządzenia?
Nie. Są również programu do fakturowania online (np. Melpe). Oznacza to, że można z nich korzystać w dowolnym czasie, z dowolnego urządzenia.Dzięki temu oszczędza się miejsce na dysku i jest się w pewien sposób zabezpieczonym-gdy jedno urządzenie się zepsuje, zawsze można zalogować się do programu z drugiego.
4. Jak program do fakturowania powinien chronić przed utratą danych?
Program powinien automatycznie tworzyć kopie zapasowe i przechowywać je w chmurze
5. Czy towary i usługi oraz kontrahentów trzeba każdorazowo wprowadzać ręcznie?
Większość programów do fakturowania daje możliwość prowadzenia kartoteki towarów/usług i kontrahentów, dzięki czemu, dane konieczne do wystawienia dokumentu, wskakują automatycznie po wybraniu odpowiednich pozycji.
6. Czy aby przesłać dokument kontrahentowi na maila trzeba pobrać go na dysk urządzenia?
Dobry program do fakturowania powinien dać możliwość przesłania dokumentu na pocztę elektroniczną kontrahenta z poziomu programu (taka opcja jest w programie Melpe).
7. Czy program do fakturowania, oprócz ewidencjonowania dokumentów, powinien również pokazywać sumę przychodów i rozchodów oraz ich saldo?
Tak. Jest to bardzo wygodne, ponieważ dzięk temu nie trzeba zliczać przychodów i rozchodów np. w arkuszu kalkujacyjnym aby poznać ich saldo.
8. Czy program do fakturowania jest tym lepszy, im więcej ma funkcji?
Nie. Wybierając program do fakturowania należy zwrócić uwagę na własne potrzeby. Posiadanie bardzo rozbudowanego programu może sprawić trudności w jego obsłudze. Prostota i wygoda użytkowania programu do faktur jest istotna.
2 Comments