Jednym z dokumentów księgowych przedsiębiorstw jest nota obciążeniowa. Księgowanie noty obciążeniowej, uznaniowej lub obciążeniowo-uznaniowej pozwala między innymi na dokumentowanie nieopodatkowanych transakcji. Chociaż często możliwa jest korekta noty obciążeniowej, to warto wiedzieć, jak prawidłowo zaksięgować notę obciążeniową.
Nota obciążeniowa – co to takiego?
Noty księgowe to dowody księgowe, które oprócz faktur, faktur korygujących i not odsetkowych stanowią podstawę ewidencji na kontach rozrachunków. Noty księgowe często nazywa się także memoriałowymi. Można je stosować w kontaktach biznesowych, ale tylko wtedy, kiedy towar lub usługa nie jest opodatkowana VAT, czyli tylko wtedy, gdy nie mają zastosowania przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U.2020.0.106 t.j. – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r.).
Noty księgowe są także chętnie wykorzystywane w przypadku rozliczania kosztów związanych z realizacją różnych projektów. Mogą być także dokumentem wewnętrznym przedsiębiorstwa do rozliczania się z pracownikami firmy, np. w przypadku szkód w mieniu jednostki.
Kiedy można wystawić noty obciążeniowe?
Nota obciążeniowa to szczególny rodzaj dowodu księgowego, którego treść regulują przepisy. Niezbędne dane do zaakceptowania jej jako dowód księgowy (art. 21 u.rach.) należy wystawić np. w przypadku żądania wypłaty odszkodowań, obciążenia za niedotrzymanie terminów umowy, aby sprostować pomyłki z przedstawionych wcześniej innych dowodów księgowych lub w przypadku udokumentowania kwot umorzonego długu. Nota księgowa może być także ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR), ale tylko pod warunkiem, że zawiera niezbędne dane. Co powinno znajdować się w treści noty obciążeniowej?
Treść noty obciążeniowej
Nota obciążeniowa jako dokument rozliczeniowy i rodzaj noty księgowej może posłużyć jako zapis do ksiąg rachunkowych. Nabierze jednak mocy prawnej tylko jeśli będą w niej zawarte informacje z ustawy o rachunkowości art. 21 ust.1 o dowodach księgowych. Warto pamiętać, że o ile treść noty księgowej regulują przepisy, o tyle wygląd dokumentu nie ma jednoznacznych wytycznych. Nota obciążeniowa powinna więc zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Noty obciążeniowe – gdzie zaksięgować?
W ustawie o rachunkowości i rozporządzeniach Ministra Finansów próżno szukać dokładnych uregulowań dotyczących noty obciążeniowej. Księgowanie jej jest jednak możliwe z uwagi na fakt, iż jej specyfika umożliwia uznanie tego rodzaju noty księgowej za dowód księgowy. Prawidłowo wypełnione noty obciążeniowe ujmuje się w zapisach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Brak opodatkowania VAT sprawia, że podane kwoty nie wpływają na rejestr sprzedaży, ale też zakupów VAT. Dodatkowo warto pamiętać, że nota obciążeniowa jako dowód nie może być w innej walucie niż złotówki, dlatego jeśli dowód księgowy dotyczy innej waluty niż obecnie obowiązująca w Polsce, księgowy powinien zawrzeć na dokumencie kwotę po przeliczeniu według kursu obowiązującego w dniu wystawiania dokumentu. Co ważne, noty obciążeniowej nie rozlicza się w przypadku posiadania ryczałtu ewidencjonowanego. Jest to zasada, której należy przestrzegać z uwagi na fakt, że koszty uzyskania przychodów nie mogą być uwzględnione. Dokument z notą należy jednak zachować. Może on być wystawiony online, co pozwala na elektroniczną archiwizację.
