Żeby zrozumieć sens wystawiania faktury pro forma, należy sięgnąć do słownika, z którego dowiemy się co oznacza, pochodzące z łaciny, wyrażenie.
Według „Słownika języka polskiego” pro forma oznacza ‘dla zachowania pozorów’.
O jakie pozory chodzi? Przecież nie legalności. Na szczęście faktury pro forma są nieuregulowanymi prawnie dokumentami wspomagającymi obrót gospodarczy i w praktyce przedsiębiorcy to sformułowanie nie ma negatywnego wydźwięku. Można je tłumaczyć jako ‘ze względu na formę’, albo ‘dla zachowania formy pisemnej’. Dzięki temu jesteśmy o jeden krok bliżej od zrozumienia czym jest, a także, po co wystawia się taki dokument. W tym miejscu warto podkreślić to słowo, bo faktura pro forma nie jest dowodem księgowym i nie można na jej podstawie tworzyć żadnych zapisów w ewidencji rachunkowej. Ponadto, jej wystawienie nie powoduje obowiązku zapłaty jakiegokolwiek podatku.
Jaki jest jej cel w takim razie?
Co nam ona daje?
Taka faktura pełni rolę przede wszystkim informacyjną, najczęściej jako potwierdzenie przyjęcia zamówienia, ale nie tylko. Może służyć nam za wzór ostatecznej faktury VAT, powinna ułatwiać sprzedaż i budować pozytywne relacje z kontrahentami. Z powodzeniem może być uznana jako wyższa forma oferty handlowej, gdyż dzięki pełnej specyfikacji zamawianych towarów i/lub usług, ich wartości oraz określeniu sposobu płatności wraz z terminem płatności, staje się zobowiązaniem sprzedającego do dostarczenie wskazanych dóbr materialnych lub niematerialnych, o ile kupujący wywiąże się w terminie ze swojego zobowiązania do zapłaty. Opóźnienie zapłaty zwyczajowo zwalnia sprzedającego z obowiązku utrzymania cen podanych w tym dokumencie.
Istotną funkcją faktur proforma jest zapoznawanie kontrahenta z wybranym, interesującym go asortymentem i jego cenami, bez konieczności wertowania opasłych cenników i dociekania, jakie dodatkowe towary lub usługi powinno się zakupić, aby inwestycja miała sens. Proponując dostawę na podstawie faktury pro forma, sprzedający niejako doradza kupującemu co ten powinien zakupić. Zdarza się, że przedsiębiorca dostarcza kilkakrotnie różne wersje ofert w postaci kolejnych faktur proforma, a ostatnia jest podsumowaniem ustaleń stron. Należy również zwrócić uwagę na fakt, że kupujący nie musi godzić się na zakup wszystkich dóbr wymienionych w fakturze proforma. Może zdecydować się zakupić tylko niektóre. W takim przypadku, o ile nie korzystał ze specjalnych rabatów, może uiścić na wskazany rachunek bankowy jedynie, wyliczoną przez siebie, część należności, a sprzedający nadal jest zobowiązany do realizacji zamówienia. Oczywiście o częściowej zapłacie i swoim wyborze kupujący powinien niezwłocznie powiadomić oferenta.
Faktura pro forma – elementy
Ze względu na swoją specyfikę – faktura pro forma powinna być ze względów praktycznych, jak najwierniejszym odwzorowaniem faktury końcowej – wszystkie zawarte w niej informacje, powinny być zgodne ze stanem faktycznym i takie, jakie wystąpią na przyszłej fakturze VAT. Znacząco to ułatwia wystawienie właściwej faktury VAT i dzięki temu kontrahent może zapoznać się ze wszystkimi składowymi ostatecznego dokumentu.
W zawartość faktury pro forma mogą wchodzić takie elementy jak:
- data wystawienia,
- numer dokumentu, który definitywnie go zidentyfikuje,
- dane (imię i nazwisko lub nazwa przedsiębiorstwa, adres) osoby lub firmy sprzedającej towar albo usługę,
- dane (imię i nazwisko lub nazwa przedsiębiorstwa, adres) osoby lub firmy nabywającej towar albo usługę,
- nazwy artykułów lub wykonywanych usług, ich dokładna ilość oraz ewentualnie data dostarczenia towaru bądź wykonania usługi,
- cenę jednostkową netto oraz wartość sprzedaży netto dla każdego artykułu lub usługi,
- kwoty lub stawki procentowe wszystkich rabatów,
- stawki i kwoty podatku VAT,
- wartość sprzedaży brutto oraz kwota do zapłaty – zapisana słownie,
- proponowana forma płatności: przedpłata, płatność przy dostawie, czy też płatność odroczona, ewentualnie w ratach lub transzach,
- oznaczenie banku sprzedającego i numer rachunku bankowego w celu bezbłędnego wykonania przelewu należności.
Bywa, że jedyną różnicą między fakturą końcową VAT, a pro formą jest nazwa dokumentu – w tytule tej drugiej musi być wyraźnie podkreślone, że jest to faktura pro forma.
Spotyka się również faktury proforma w wersjach niezwykle uproszczonych, zawierających jedynie specyfikację zamówionych towarów lub usług, ich wartość oraz, co jest najważniejsze, numer rachunku bankowego, by kupujący mógł na tej podstawie dokonać przedpłaty.
Przykładowa faktura pro forma – dokument wystawiony w programie do faktur online Melpe.
Czy faktura pro forma musi być podpisana?
Jak wcześniej zostało wspomniane, faktura pro forma nie jest dowodem księgowym, więc nie wymaga podpisu ani w wersji papierowej, ani w tej elektronicznej, ma to być tylko dokument o charakterze informacyjnym. Jeśli jednak podejmiemy decyzję o podpisaniu takiej propozycji, co jest jednoznaczne z jej zaakceptowaniem, to jednocześnie staje się ona tak samo ważna jak umowa. Dzieje się tak, ponieważ podpis potwierdza, że klient zapoznał się z dokumentem i zobligował do zapłaty określonej kwoty.
Dodatkowo tego rodzaju faktura, złożona z podpisem, może być okazana jako dowód w postępowaniu sądowym, w razie gdyby kupujący nie dokonał odpowiedniej płatności albo sprzedający nie wypełnił umowy lub nie dostarczył towarów czy nie wykonał usług.
Czy faktura pro forma zobowiązuje do zapłaty?
Opłacenie faktury pro forma nie jest konieczne, ponieważ jest to dokument o charakterze ściśle poglądowym. Oczywiście może się ona stać ofertą – jeśli propozycja handlowa będzie akceptowana przez odbiorcę i pod warunkiem, że kupujący zaaprobuje formę płatności. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT w terminie do 15 dnia następnego miesiąca od chwili dokonania dostawy, o ile wcześniej nie wpłynie zapłata całkowita lub zaliczka.
Co istotne, otrzymanie pro formy nie rodzi obowiązku uiszczenia podatku VAT przez sprzedającego, mimo, że jest on na niej wymieniony. Ponadto, przedsiębiorca nie rejestruje w ewidencji księgowej przychodu, gdyż, jak już wcześniej wspomniano, ten rodzaj faktury nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu prawa podatkowego. Z drugiej strony, kupujący nie ma prawa do odpisania kosztów z tytułu takiej faktury i odliczenia ich od podstawy opodatkowania.
Mamy zatem sytuację, w której przedsiębiorcy umówili się w kwestii dostawy towarów lub usług, ale nie powstał żaden dokument zezwalający na zaksięgowanie sprzedaży bądź zakupu. Należy zwrócić uwagę, że obowiązek wystawienia faktury VAT, zwanej aktualnie po prostu fakturą, powstanie po wpływie zapłaty na konto sprzedającego. Jeśli kupujący wpłacił zaliczkę na poczet swojego zamówienia, sprzedający powinien wystawić w tym samym miesiącu obrachunkowym tzw. fakturę zaliczkową. Problematyka wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych pośrednio wiąże się z praktyką stosowania faktur pro forma, ale zasługuje na odrębne opracowanie.
Faktura pro forma a faktura końcowa
Fakturę pro forma często wystawia się klientom niezdecydowanym na zakup lub wybór konkretnego dostawcy. W związku z tym jest ona tylko zapowiedzią ostatecznego wyglądu faktury, może się więc zdarzyć, że będzie się znacznie różniła od dokumentu, który zostanie wydany ostatecznie.
Istotne jest również to, że korzystanie z tej formy dokumentowania oferty lub chęci zakupu jest całkowicie dobrowolne dla obu stron.
Jednocześnie nie zwalnia ona przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury końcowej, jeśli pro forma została zaakceptowana i opłacona. Na wydanie faktury końcowej firma ma czas do 15 dnia kolejnego miesiąca.
